Assistant Administratif des services techniques (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

statutaire + RIFSEEP

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice du centre technique vous contribuerez à la mission de service public. Votre rôle consistera à assister la Directrice du centre technique dans la gestion administrative, technique et financière des services techniques

Missions / conditions d'exercice

Accueil général du service :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et entreprises (prêt mobilier festivités, associations, livraisons de fournitures et carburant, etc.)
- Assurer l’organisation et le suivi des rendez-vous pour les collectes de déchets (encombrants, déchets verts), et assurer l’organisation et le suivi des rendez-vous pour le mini-bus (2 tournées / semaine) et le prêt du véhicule en week-end.
- Recevoir, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et e-mails aux techniciens,
- Réaliser les déclarations de pannes et dysfonctionnements aux concessionnaires de réseaux (ENEDIS, ORANGE, SDEHG)
- Organiser et suivre les demandes de prêts de matériels des administrés, associations et services municipaux

Gestion financière :
- Veiller au suivi des crédits budgétaires des services techniques avec affectation et vérification des imputations
- Enregistrer et veiller au suivi des pièces comptables (commandes, livraison).
- Gérer les achats de fournitures (gestion de la commande, suivi de livraison).
- Assurer le suivi et la validation de la facturation et les avoirs.

Gestion administrative :
- Élaborer les notes de service et courriers,
- Élaborer les tableaux de bords pour suivi de l’activité,
- Effectuer la saisie dans le logiciel ATAL des interventions et des fournitures/prestations
- Saisir et suivre des fiches d’intervention tous métiers techniques confondus
- Réaliser les commandes et le suivi des consommations de carburants
- Coordonner les activités de la salle des fêtes et les besoins logistiques pour les évènements festifs en lien avec Vie Locale et la D.S.T.
- Assurer le secrétariat du service,
- Assurer la gestion du courrier (papier et électronique) entrant et sortant sur le logiciel « Le Parapheur » et en assurer le suivi de traitement en lien avec les responsables de services, avec la prise en charge directe des réponses au demandeur ou le suivi des réponses qui seraient faites par les agents responsables.
- Classer physiquement et électroniquement les documents du service technique,
- Gérer les archives du service,
- Mettre à jour la base de données des contacts.
- Assurer l’interface entre les services techniques et le service des ressources humaines pour l’ensemble des questions relatives à la gestion administrative des agents, suivi des formations, des absences, congés, des déclarations d’heures supplémentaires, des astreintes, des contrats, suivi administratif, etc.
- centraliser, vérifier et transmettre les informations nécessaires au suivi administratifs des agents
- Assurer le relais d’information entre les RH, les responsables et les agents
- Veiller au respect des procédures internes

Profils recherchés

Savoir Faire :
- maîtrise des outils informatiques bureautiques
- utilisation des systèmes d’information géographiques et interfaces des concessionnaires éclairage public, électricité, téléphone
- connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissance du logiciel métier ATAL

Savoir Être :
Expérience souhaitée dans la gestion de la relation avec les usagers
Sens du service public
Rigueur administrative
Autonomie, discrétion professionnelle
Aisance relationnelle