AGENT DE GESTION PI F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Saint-Paul).

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :

-         Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux
-         Mettre à jour les tableaux de bord
-         Éditer les courriers de convocation
-         Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
-         Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
- Assurer le secrétariat du service

-         Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
- Mettre en forme et présenter des dossiers :

-         Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
-         Mettre à jour les documents administratifs
- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
- Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :

-         Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
- Réceptionner et diffuser des informations :

-         Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
- Vérifier la validité des informations traitées
- Gérer les stocks et demandes de fournitures
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Orienter et renseigner le public :

-         Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
- Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue

Profils recherchés

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits 
- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur