ASSISTANT ADMINISTRATIF ET ACCUEIL SCHS F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la Direction Habitat, et sous la responsabilité de la Responsable du Service Communal d'Hygiène et de Santé, l'assistant administratif et accueil est un acteur clé du bon fonctionnement administratif du service. Il contribue au traitement des demandes des usagers et à l'appui administratif de l'équipe technique et d'encadrement. 
Vos missions principales : 
- Assurer l'accueil téléphonique : identification des demandes, évaluation de l'urgence, transmission au bon interlocuteur, apport d'informations de premier niveau ;
- Gérer le suivi administratif des dossiers de signalement de logement indigne : enregistrement des dossiers, production et envoie des courriers (notifications, rapports, arrêtés...), mise à jour des bases de données pour une traçabilité rigoureuse du suivi des dossiers (logiciel métier ESABORA, Signal Logement, tableaux de bords) ;
- Gérer le suivi administrative des dossiers liés à la convention CAF du Nord et au Permis de Louer (déclaration de mise en location et autorisation de travaux préalable à la division du logement) : enregistrement des demandes, alimentation des outils de suivi ;
- Répondre aux demandes des notaires ;
- Gérer les démarches auprès du service de la publicité foncière : demande de renseignements ou de publications ;
- Assister quotidiennement l'équipe : prise de rendez-vous, classement, relances, archivage ;
- Garantir la qualité de service aux habitants : écoute, réactivité traçabilité, suivi des délais, proposition d'améliorations organisationnelles ;
- Gestion de la boite mail du service.  

Les éléments de rémunération : 
- IFSE Groupe 8 
- NBI : 10 pts 

La procédure prévoit à ce stade un entretien, ainsi qu'un test écrit.

Profils recherchés

Ce qu'on recherche chez vous...
- Vous avez le sens de l'accueil et de l'écoute ;
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles (courriers, rapports, arrêtés) ;
- A l'aise avec les outils bureautiques, vous maîtrisez notamment le Pack Office (Word, Excel, Teams, OneNote), vous également une aptitude à travailler sur des logiciels spécifiques (ESABORA, Signal Logement) et bases de données ;
- Vous appréciez le travail en équipe et avez le sens de l'initiative ;
- Enfin, organisé et rigoureux, vous avez cette capacité à gérer les priorités.