Coordinateur.trice courrier

Détails de l'offre

Famille de métiers

Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques

Grade(s) recherché(s)

Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Technicien principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Poste de coordinateur.trice courrier, pour l’atelier éditique - Direction des moyens généraux.

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e coordinateur.trice courrier, sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux et/ou des techniciens territoriaux.

Dans le cadre de la réorganisation de son administration, la ville de Villeurbanne poursuit la préfiguration de sa Direction des Moyens Généraux (DMG) afin de créer une plateforme de ressources mutualisées pour l’ensemble de la collectivité, qui contribue à faciliter le quotidien des usagers internes et externes. La DMG a pour principale mission la gestion et l’optimisation de l’ensemble des moyens matériels, logistiques et techniques nécessaires au bon fonctionnement des services municipaux, et participe à garantir un environnement de travail sûr, fonctionnel et efficient pour l’ensemble des agents et agentes.

L’atelier éditique, qui regroupe les activités de reprographie et de courrier, assure la gestion des flux de courrier ainsi que la réalisation des travaux de reprographie pour l’ensemble des directions de la collectivité et du CCAS.

Le ou la coordinateur.trice courrier participera à une étape structurante de l’évolution de la collectivité et prendra part à la consolidation de l’atelier éditique. En qualité de responsable adjoint.e de l’atelier éditique, il ou elle sera en charge du processus de courrier de la ville et du CCAS et sera administrateur fonctionnel de la plateforme dématérialisée. Il ou elle sera référent.e des directions et animera le réseau des référents.tes internes. Il ou elle effectuera également des travaux de reprographie.

Missions / conditions d'exercice

Assurer la mise en œuvre opérationnelle du projet de courrier numérisé, en lien avec le.la responsable de l’atelier éditique – cheff.e de projet
Accompagner le changement de pratique des directions, mettre en place le réseau de référents.tes, les Workflows et les nouveaux processus
Contribuer au déploiement de la plateforme dématérialisée
Prendre en main des nouveaux outils de numérisation, d’archivage, de gestion des envois suivis, de gestion des données dans le respect de la réglementation RGPD

Assurer la gestion du processus courrier de la ville et du CCAS
Administrer au niveau fonctionnel la plateforme dématérialisée
Animer le réseau de référents.tes et assurer la formation des nouveaux.lles utilisateurs.trices
Organiser la répartition du travail chaque matin, en lien avec le.la responsable de l’atelier éditique pour trier, ouvrir, numériser la remise postale quotidienne
Gérer l’archivage des courriers originaux (temporaire puis distribution aux services) et préparer l’acheminement du courrier vers les sites extérieurs
Gérer les courriers recommandés entrants et sortants
Gérer les courriers internes et les parapheurs
Piloter au quotidien les indicateurs de suivi
Traiter et affranchir le courrier sortant
Assurer l’interface avec la Poste, en lien avec le responsable de l’atelier éditique
Assurer la maintenance de premier niveau du parc de matériel de gestion du courrier, en lien avec les fournisseurs : machine à affranchir, scanners, ouvre-lettres…
Gérer les stocks de consommables pour les besoins de l’activité

Réaliser des travaux de reprographie, si besoin afin d’assurer la continuité d’activité

Remplacer le.la responsable de l’atelier éditique en son absence sur l’organisation du travail

Profils recherchés

Vous êtes un profil polyvalent, à l'aise aussi bien dans les activités administratives que techniques, et doté.e d'un excellent sens du relationnel. Vous vous reconnaissez dans le profil suivant :

Connaissances

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Connaissance de l’organisation de la Mairie et du CCAS
Connaissance des outils bureautiques

Savoir-faire

Maîtrise des outils et logiciels postaux
Maîtrise des outils informatiques
Maîtrise des techniques de reprographie

Savoir être et attitudes requises

Capacité à travailler en équipe
Capacité d'organisation et d’adaptation
Discrétion
Qualités relationnelles