Chargé d’administration du Personnel H/F

KARPOS RH recrute, pour son client, association à but non lucratif spécialisée dans la gestion de structures d’accueil de la petite enfance et de services aux familles, un(e) Chargé(e) d’administration du personnel H/F. Le/la Chargé(e) d’administration du personnel assure la gestion administrative des collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise, en garantissant la conformité des dossiers administratifs, le respect des obligations légales et réglementaires et contribue au bon fonctionnement du service RH.

Rattaché au Responsable des Ressources Humaines, vos missions seront les suivantes :

Administration du personnel (ADP)

• Mise en place et suivi régulier des KPI (entrées/sorties, absentéisme etc.) en lien avec les besoins du service et des autres parties prenantes internes et externes
• Gestion des affiliations et radiations mutuelle, contrôle des appels de fonds correspondants
• Gestion des affiliations, déclarations et suivi des dossiers prévoyance
• Création et mise à jour des dossiers salariés (papier numérique) : Changement d’adresse, situation maritale etc.
• Déclaration des accidents du travail et trajet et rédaction des courriers de réserves
• Envoie des documents d’intégration aux nouveaux salariés
• Médecine du travail : affiliations, visites d’embauche, périodiques et de reprise avec rédaction de divers courriers à destination des médecins
• Gestion des dossiers de maladies professionnelles : rédaction des courriers et suivi des dossiers
• Rédaction et suivi des contrats et avenants
• Gestion des procédures disciplinaires : gestion et suivi des dossiers (envoi convocation, organisation des entretiens, rédaction de courrier de licenciement en lien avec la responsable RH etc.)
• Suivi des périodes d’essai
• Gestion de l’archivage des documents RH
• Création et mise à jour de BDESE
• Assistance aux utilisateurs sur le SIRH
• Co-rédige la newsletter RH

Paie

• Mise à jour des dossiers personnels des salariés : changement d’adresse, situation maritale etc
• Création des salariés sur les différents SIRH
• Suivi des compteurs congés et absences sur les SIRH
• Préparation des éléments fixes et variables de la paie
• Collecte et calcule des éléments de rémunération à périodicité variable (prime, heures supplémentaires, intéressement, accident ou maladie)
• Tenue à jour des différents types de remboursement ou de prélèvement sur les salaires
• Déclaration et suivi des IJSS dans le cadre de la subrogation et des indemnités prévoyance
• Réalisation du suivi des heures de délégation
• Vérification et saisie des affectations analytiques
• Vérification et saisie des notes de frais
• Gestion des demandes d’acompte
• Pilotage du process mensuel des opérations de paie et corriger les éventuelles erreurs
• Réponse aux questions liées à la paie ou l’ADP
• Calcul et établissement des soldes tout compte (calcul des indemnités de rupture, salaires et congés payés, rédaction des documents de fin de contrat, établissement du dernier bulletin de paie, envoie des documents etc.)

Gestion des charges sociales

• Etablissement des déclarations sociales, mensuelles, trimestrielles et annuelles
• Veille au paiement dans les délais imposés, des différentes charges sociales et des taxes fiscales
• Assure un contact régulier avec les organismes sociaux et les institutions de contrôle

Veille sur l’évolution de la législation sociale

• Prise en compte des taux de cotisations adaptés
• Actualise régulièrement ses connaissances sur les thématiques RH et d’obligation légales

Profil

Titulaire d’une formation de niveau Bac +2 à Bac +5 en Ressources Humaines, Gestion ou Droit social, le/la Chargé(e) d’administration du personnel justifie idéalement d’une première expérience réussie sur un poste similaire. Il maîtrise les fondamentaux de l’administration du personnel, possède de bonnes connaissances en droit du travail et en réglementation sociale, et est à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, ainsi qu’avec les logiciels SIRH et de gestion des temps.

Rigoureux, organisé et doté d’un excellent sens de la confidentialité, il est capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances. Son sens de l’analyse, sa réactivité et son autonomie lui permettent d’assurer un suivi fiable des dossiers administratifs et de répondre efficacement aux demandes des collaborateurs et des managers.

Reconnu pour ses qualités relationnelles, son esprit d’équipe et son sens du service, il sait faire preuve de discrétion, de diplomatie et d’adaptabilité dans un environnement en constante évolution.