ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E) (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Devenez acteur(trice) d'un territoire d'exception, où se rencontrent océan, forêt et bassin, reconnu pour sa qualité de vie, son dynamisme et son ambition.
En rejoignant la Communauté d'Agglomération du Bassin d'Arcachon Sud (COBAS), vous participez au développement d'un territoire attractif, engagé dans de nombreux projets au service de ses habitants, de son environnement et de son économie.
Au sein du Pôle Proximité, vous évoluerez dans une équipe investie, au cœur des services rendus aux usagers et aux partenaires du territoire.
Le Pôle Proximité s’organise autour de cinq directions :
- « Culture »,
- « Offices de Tourisme »,
- « Cohésion Sociale et Habitat »,
- « ALSH /Solidarité/ Santé »,
- « Relations Usagers et Partenaires Associatifs et Institutionnels ».
Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Proximité, vous :

- Contribuez à la continuité de service des fonctions d'accueil du siège et de la gestion du courrier de la collectivité ;
- Apportez un appui administratif aux services du Pôle Proximité ;
- Participez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité du service rendu.

Missions / conditions d'exercice

1. ASSURER LA CONTINUITÉ DES FONCTIONS D'ACCUEIL

Chaque vendredi après-midi, vous assurez la permanence de l'accueil du siège :
- Accueillir les usagers, partenaires, élus et visiteurs
- Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
- Réceptionner et transmettre les messages
- Réceptionner le courrier distribué par les services postaux
- Affranchir le courrier et les colis

En cas d'absence de l'agent d'accueil, vous assurez également :
- L'ensemble des missions d'accueil physique et téléphonique
- La continuité du service auprès des usagers, partenaires et services internes

2. ASSURER LA CONTINUITÉ DE LA GESTION DU COURRIER

En l'absence de l'agent en charge du courrier, vous êtes amené(e) à :
- Réceptionner, ouvrir et enregistrer les courriers entrants
- Numériser les documents et les intégrer dans la GED
- Assurer le traitement de la boîte mail dédiée
- Diffuser les documents dans les circuits de validation
- Préparer les envois de courrier sortant

À noter : selon les nécessités de service, vous pourrez assurer simultanément les missions d'accueil, de gestion du courrier et d'assistance administrative.

3. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU PÔLE PROXIMITÉ

- Assurer le secrétariat administratif du Pôle Proximité et de ses services
- Organiser les réunions, commissions, groupes de travail et rendez-vous
- Préparer les convocations, les ordres du jour et les dossiers nécessaires aux réunions
- Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs
- Assurer la mise en forme, la diffusion et le suivi des courriers, notes et documents administratifs
- Participer au suivi des dossiers administratifs du pôle
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers
- Réaliser les travaux de publipostage, de reprographie et de mise en forme de documents
- Participer à la préparation et au suivi des entretiens professionnels
- Établir et assurer le suivi des bons de commande
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires dans le cadre des missions du pôle

4. APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DU PÔLE PROXIMITÉ
Accueil de loisirs sans hébergement (ALSH)
- Assurer le suivi administratif des inscriptions en remplacement de l'agent référent
- Assurer l'accueil téléphonique et le renseignement des familles en l'absence de la responsable du service
- Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service
- Élaborer les plannings d'activités et les menus à destination des familles
Habitat
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers dans le cadre du dispositif de rénovation de l'habitat
- Recueillir et qualifier les demandes des usagers
- Renseigner les premières informations dans l'outil de suivi dédié
- Informer les usagers sur les modalités de prise en charge de leur demande
- Organiser et planifier les rendez-vous avec les opérateurs et les partenaires concernés
- Assurer le suivi administratif des demandes et la transmission des informations nécessaires aux services et partenaires concernés
Offices de tourisme
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service
- Participer au suivi administratif des dossiers de ressources humaines en lien avec la Direction des Ressources Humaines
- Assurer le suivi administratif des contrats, des absences et des documents réglementaires
- Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service
À noter : un appui administratif aux directions en dehors du pôle Proximité pourra être sollicité (accueil téléphonique, tâches administratives, etc.)

Profils recherchés

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service public, votre polyvalence et votre capacité à vous adapter à des interlocuteurs (internes et externes) et des missions variées.

Vos connaissances
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et leur environnement administratif
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Vous connaissez les règles de classement et d'archivage des documents

Vos compétences
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs
- Vous rédigez avec aisance des courriers, comptes rendus et documents administratifs
- Vous savez organiser et planifier votre activité en gérant plusieurs dossiers simultanément.
- Vous êtes capable de hiérarchiser les priorités et de respecter les échéances.
- Vous êtes à l'aise avec les outils de gestion électronique des documents (GED)

Vos qualités
- Sens de l'organisation et rigueur
- Autonomie et réactivité
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et du travail en équipe

LES SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Ce poste requiert une grande polyvalence et une forte capacité d'adaptation afin d'assurer la continuité du service public.
À ce titre, vous serez amené(e) à :
- Assurer simultanément des missions administratives pour plusieurs services du Pôle Proximité ;
- Assurer la permanence de l'accueil du siège chaque vendredi après-midi ;
- Garantir la continuité des fonctions d'accueil en l'absence de l'agent titulaire ;
- Assurer la continuité de la gestion du courrier en l'absence de l'agent référent ;
- Adapter votre activité en fonction des priorités et des urgences des services ;
- Travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes ;
- Respecter les règles de confidentialité inhérentes aux informations et dossiers traités.