Responsable du Pole Affaires Institutionnellles H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique Mission : Affaires institutionnelles Rattachement au Directeur des affaires juridiques et institutionnelles. Relations fonctionnelles : présidence, vice-présidents, directions centrales, composantes, rectorat, ministère.

Finalité : Garantir la sécurisation juridique et le bon fonctionnement des instances de l’établissement, organiser les processus électoraux et assurer la gestion administrative de la section disciplinaire dans le respect du cadre réglementaire applicable aux établissements publics d’enseignement supérieur.

Missions principales de l’agent :  

Pilotage des instances :

• Organiser et assurer, en liaison avec la gouvernance, le fonctionnement des 4 principales instances de l’Université : le Conseil d’administration (CA), le Conseil académique (CAC), la Commission de la recherche (CR) et la Commission de la formation et la vie universitaire (CFVU) selon l’intégralité de la procédure prévue depuis la programmation et le déroulé des séances jusqu’à la publication des actes votés.
• Élaboration et suivi des calendriers institutionnels
• Veiller au respect des règles légales et réglementaires pour le fonctionnement des instances
• Apporter le conseil et l’assistance juridiques à la gouvernance, aux instances, services et directions de l’Université tout au long du process de réunion des instances notamment pour l’élaboration des délibérations soumises au vote des instances, les domaines de compétences des instances, les procédures et délais à respecter, les règles de publication et le contrôle de légalité ;
• Contrôler la régularité juridique dans la forme et le fond des délibérations proposées au vote des instances, et le cas échéant les rédiger

Piloter les processus électoraux :

• Planification et organisation des scrutins (conseils centraux) et accompagnement des composantes dans leur processus électif
• Élaboration des arrêtés électoraux
• Gestion des listes électorales
• Organisation matérielle des scrutins (électronique)
• Gestion des contentieux électoraux en lien avec le service juridique
• Veille réglementaire en matière électorale

Piloter la section disciplinaire

• Organisation des procédures disciplinaires (usagers et/ou personnels)
• Sécurisation juridique des procédures
• Préparation des séances en lien avec le service juridique
• Rédaction et notification des décisions
• Interface avec les autorités académiques et juridictions administratives le cas échéant

Piloter les délégations de signature

Participer à la mise en place d’un outil de gestion et suivi des conventions

Conduire toute étude les processus et proposer des améliorations

Conduire à des actions de formation

Management et pilotage du service 

• Encadrement et animation d’une équipe de 3 agents
• Répartition et planification des activités
• Fixation des objectifs et évaluation annuelle
• Développement des compétences
• Optimisation des procédures et outils

Connaissance, savoir

• connaissances générales du fonctionnement EPSCP
• Connaissance de l’organisation générale des institutions françaises
• Connaissance approfondie du droit administratif, notamment le code de l'éducation
• Connaissance approfondie des règles en matière de légistique et de rédaction administrative 

Savoir-faire 

• Excellente capacité rédactionnelle notamment de notes et fiches synthétiques
• Maitrise des outils de bureautique notamment les outils de visio conférence 
• Savoir élaborer un rétro-planning et un outil de suivi de son activité
• Savoir gérer ses besoins, ses contraintes , sa charge de travail
• Pilotage de projet
• Management d'équipe 

Savoir - être 

• Rigueur
• Sens de la confidentialité
• Organisation et de la planification
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Capacité à travailler en équipe
• Diplomatie et sens politique
• Gestion du stress ( période électorale)