Responsable des admissions/préadmissions - h/f

Pôle de référence régional, le CHU de Reims assure les soins de proximité pour l’ensemble du territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la Champagne-Ardenne.

Il dispose de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales et offre une prise en charge complète, innovante et humaine, tout au long de la vie.
Rejoindre le CHU de Reims, c’est intégrer un collectif de 8 500 professionnels engagés au service de près de 200 000 patients chaque année, dans un environnement stimulant où se conjuguent expertise, travail en équipe et excellence des soins.

L’établissement accorde une place centrale à la formation et au développement des compétences, en accompagnant chaque année plus de 2 100 étudiants et professionnels, en lien étroit avec l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
Acteur majeur du territoire, le CHU de Reims s’inscrit dans une dynamique de coopération hospitalo-universitaire ambitieuse et participe activement à l’attractivité et au développement économique local. Engagé dans une transformation d’envergure, il porte un projet immobilier majeur de 530 millions d’euros avec la construction du Nouvel Hôpital de Reims, symbole d’un établissement tourné vers l’avenir, l’innovation et l’amélioration continue des conditions de travail.
Choisir le CHU de Reims, c’est donner du sens à son engagement professionnel et contribuer à un projet collectif au service de la santé de demain.

Missions

Le Responsable des Adminissions/Préadmissions organise, coordonne et contrôle l’activité du secteur préadmission/admission afin de garantir la qualité de l’accueil administratif des patients, la fiabilité des données recueillies, la continuité du service et la sécurisation des recettes hospitalières.

Principales mission:
•Management et animation de l’équipe (20 agents)
•Organisation et pilotage de l’activité.
•Contrôle des encours et des portefeuilles des agents.
•Suivi des indicateurs de performance.
•Participation à la sécurisation des recettes en qualité de sous-régisseur.

Activités principales

Activités de management
•Encadrer, accompagner les agents dans l’exercice de leurs missions.
•Organiser et animer les réunions d’équipe.
•Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l’évaluation des compétences.
•Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences des agents.
•Gérer les situations conflictuelles et veiller à la qualité de vie au travail.

Gestion de l’organisation et des plannings
•Élaborer et suivre les plannings de présence et de tâches.
•Gérer les absences, congés et remplacements.
•Assurer la continuité de service et adapter les ressources aux besoins d’activité.
•Répartir la charge de travail entre les agents en fonction des flux et priorités.

Pilotage de l’activité
•Contrôler les encours et les portefeuilles de dossiers des agents.
•Suivre l’avancement des dossiers et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
•Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.
•Contrôler la qualité des données administratives recueillies.

Suivi des indicateurs
•Produire et analyser les indicateurs quantitatifs : nombre de passages, volumes de préadmissions, admissions, taux de complétude des dossiers, etc.
•Suivre les indicateurs qualitatifs : qualité des dossiers, taux de rejets, satisfaction des usagers, respect des procédures.
•Mettre en place des plans d’actions et assurer le suivi des résultats.

Fonction de sous-régisseur
•Assurer les missions de sous-régisseur conformément à la réglementation applicable.
•Contrôler les opérations d’encaissement réalisées au guichet.
•Contribuer à la sécurisation des flux et au contrôle interne.
•Assurer la traçabilité des opérations relevant de la régie.

Gestion des situations sanitaires exceptionnelles (SSE)
•Maintenir à jour les procédures et les fiches Action.
•Former les agents
•Participer aux entraînements mis en place par l’institution

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau de compétence
•Connaissance de la réglementation hospitalière relative aux admissions et à la facturation.
•Capacités managériales et organisationnelles.
•Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (PASTEL, EASILY, WEB100T, HELIOS).
•Capacité d’analyse, de pilotage et de reporting.
•Aptitudes relationnelles, pédagogiques et sens du service public.

Capacités requises

Savoir-faire : 
•Encadrer, animer et accompagner une équipe. 
•Organiser l'activité et gérer les plannings. 
•Répartir la charge de travail et suivre les encours. 
•Contrôler la qualité et la conformité des dossiers administratifs. 
•Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de performance. 
•Maîtriser la réglementation des admissions, de la facturation et de l'identitovigilance. 
•Assurer les missions de sous-régisseur et le contrôle des encaissements.

Savoir-être : 
•Sens du service public et de la qualité de l'accueil.
•Sens de l'organisation et rigueur.
•Leadership et capacité à fédérer une équipe.
•Esprit d'analyse et de décision.
•Réactivité et adaptabilité.
•Qualités relationnelles et sens de la communication.
•Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
•Gestion des priorités et du stress.