Agent d'accueil équipe mobile (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du service Ressources, vous assurez, le remplacement des agents des services prestations courtes et longues sur leurs périmètres d'intervention et en dehors des activités complexes relevant de l'Etat civil en fonction des besoins identifiés par le planificateur.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES
- Vous accueillez les usagers en allant à leur rencontre dès leur entrée dans la collectivité afin de les informer, renseigner et orienter ;
- Vous prenez en charge les demandes d'intervention de la population via les divers logiciels et plateforme de la gestion relation usager et transmettez si besoin ces demandes aux services experts pour instruction ;
- Vous assurez le suivi des demandes (rappels des usagers, relances des services experts, ...) ;
- Vous garantissez une réponse fiable à l'usager en étroite collaboration avec les services experts ;
- Vous envoyez des courriels aux usagers ou aux services experts selon les procédures de traitement de demandes ;
- Vous encouragez des usagers à accomplir leurs démarches administratives dématérialisées ;
- Vous délivrez des badges sécurisés d'accès aux services et en assurez la traçabilité ;
- Vous assurez la transmission du courrier déposé à l'accueil central ;
- Vous assurez l'approvisionnement du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service ;
- Vous délivrez des prestations de premier niveau pour le compte des directions avec lesquelles le service a contractualisé ;
- Vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives en ligne, relevant du périmètre de compétence de la Ville du Havre et de la Communauté urbaine ;
- Vous assurez le back office de l'ensemble des prestations des services (pièces justificatives, demandes web...) ;
- En lien avec le Cabinet du maire, vous assurez une mission d'accueil et d'orientation des rendez-vous des élus et des « officiels » ;
- Vous saisissez les statistiques de l'activité à l'aide des outils mis à dispositions ;
- En qualité d'officier d'Etat civil, vous assurez la délivrance de prestations simples ;
- Vous êtes force de proposition sur les axes d'amélioration de l'organisation du service et contribuez à l'amélioration des processus de travail ;
- Vous réalisez les prestations longues de premier niveau des services experts avec lesquels la DMRU a contractualisé, en guichet, au téléphone, et par le Web ;
- Vous réalisez les dossiers d'identité : constitution de dossier, remise de titre, recueil complémentaire ;
- Vous assurez l'encaissement des prestations pour lesquelles la DMRU assure la régie ; 
ACTIVITES SECONDAIRES
- Vous assurez un accueil de qualité des usagers et vérifier les pièces justificatives en amont des prestations - Vous assurez le back office de l'ensemble des prestations du service ;
- Dans le cadre de la convention liant la Ville au groupe La Poste, vous assurez les missions des agences postales communales, à savoir : gestion de l'affranchissement, vente de produits postaux, réception et retrait des courriers recommandés, retrait et dépôt d'espèces, transmission des opérations au bureau de rattachement. A ce titre vous tenez les opérations comptables quotidienne, mettez à jour la communication commerciale et mettez en place les produits de vente.
SPECIFICITES ET CONTRAINTES DU POSTE
- Port d'un casque/micro à l'accueil téléphonique
- Port d'une tenue identifiable et d'un badge nominatif en prestation physique
- Mobilité sur des demi-journées
- Travail en open space et flex office (bureaux partagés)

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES
Connaissances et compétences techniques :
* Techniques d'accueil téléphonique et physique
* Maitrise des technologies de l'information et de la communication (utilisation d'applications, bases de données sur différents supports numériques)
* Connaissance de l'organisation et des prestations des services de la ville du Havre et de la Communauté Urbaine
* Outils informatiques (Word, Excel et logiciels liés aux prestations rendues)
* Techniques de régulation des situations difficiles/ délicates
* Qualités rédactionnelles * Anglais apprécié (accueil de touristes étrangers)
* Connaissance des règles et des documents d'état civil et d'identité
* Connaissance en matière de tenue d'une régie
Compétences comportementales :
* Qualités relationnelles
* Capacité d'adaptation et de polyvalence
* Qualités d'écoute, de compréhension et de reformulation
* Sens du travail en équipe
* Esprit d'initiative
* Curiosité
* Patience

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
Hôtel De Ville, Structures de proximité et Agences Postales communales
Du lundi au vendredi - 36 heures 05 hebdomadaires + 6 RTT (OAGT)