Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Descriptif de l'emploi

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 millions d’habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique…
La Métropole de Lyon porte des orientations en matière de développement économique visant à soutenir les acteurs économiques et renforcer l’attractivité et la souveraineté du territoire. Dans cette ambition d’une action de développement économique au service des entrepreneurs, des filières et de l’économie de proximité, la direction de l'action et transition économiques (DATE) est une direction favorisant l’agilité, la transversalité et le collectif, animée par des valeurs de bienveillance, de loyauté et d’engagement.
Rattaché-e au directeur de la DATE, vous êtes en charge de son secrétariat et de celui d’un autre service de la direction. Vous assurez l'interface avec les autres assistants de direction de la délégation, et plus globalement de la Métropole de Lyon. Vous portez une mission d’intérêt général chargée de sens et en interaction permanente avec les acteurs économiques. Vous participez à la construction d’un territoire de référence et de convergence entre vitalité économique et qualité de vie des habitants.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
- gérer l'agenda du directeur et du service : organiser les rendez-vous et les déplacements,
- assurer le traitement et le suivi du courrier : réception, saisie, distribution et suivi des réponses,
- réceptionner, gérer et orienter les appels téléphoniques,
- rédiger et mettre en forme tous types de documents (lettre, courrier, compte-rendu, notes) et en assurer la diffusion,
- assurer le suivi du circuit de visas et des signatures,
- centraliser les demandes de notes destinées à la Présidente,
- assurer le suivi du circuit délibératif en étroite collaboration avec la direction ressources ; suivre le tableau délibératif,
- participer à la gestion et au suivi logistique des réunions et des manifestations de la direction et du service : organisation, diffusion de l’ordre du jour et du compte-rendu,
- garantir le suivi administratif des lettres de commandes et des factures en étroite collaboration avec la direction ressources,
- assurer le rôle de référent-e RH de la direction,
- prendre en charge le classement et l'archivage,
- coordonner l’activité et travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des assistantes de la direction.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : La Métropole est attentive à l’équilibre vie professionnelle - vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu’à 22 jours de RTT selon formule choisie, compte épargne temps.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
- formation dans le domaine du secrétariat,
- expérience sur des fonctions similaires,
- maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Gedelib),
- connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- dynamisme et réactivité,- qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- capacité à travailler en transversalité,
- capacité d'organisation et de priorisation,
- capacité à travailler dans l'urgence et résistance à la pression,
- capacité à respecter les délais et les procédures,
- capacité d'adaptation,
- force de propositions et prises d'initiatives,
- autonomie,
- discrétion et confidentialité.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible (sur place ou à proximité),
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales etc.),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites.