Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La ville de Tarbes recrute un Assistant de direction (F/H), au service Administration des Elus et Direction générale, catégorie B, filière administrative, à temps complet.

Sous l’autorité de la Responsable du service, les missions principales de l’Assistant de direction seront les suivantes :

Missions / conditions d'exercice

➢ Assurer le secrétariat du service :
- Mise à jour des agendas et prise de rendez-vous
- Convocation aux réunions
- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions
- Accueil téléphonique
- Rédaction de courriers, notes et rapports
- Aide à la préparation de documents
- Mise à jour des éléments des plan communal de sauvegarde et plan de continuité des métiers
➢ Assurer le contrôle et la validation des variables de paie :
- Contrôle de la conformité et la complétude des documents ; dépose en paie
- Mise à jour des tableaux de suivi
➢ Être référent du logiciel courrier de la collectivité (Therefore) :
- S’assurer de la mise à jour du workflow général
- Dispenser des formations
➢ Renforcer le service en cas d’absence :
- Enregistrement, traitement et suivi des notes, rapports, virements de crédits
- Contrôle du respect des procédures
- Contribution à la mise à jour de l’intranet
- Relecture des parapheurs
➢ Remplacer la secrétaire des élus :
- Gestion de l’agenda des élus
- Préparation des dossiers
- Accueil téléphonique et physique
- Suivi du courrier, des invitations
- S’assurer de la présence des élus aux réunions, commissions, conseils municipaux et récupérer les pouvoirs le cas échéant, contacter les suppléants, alerter en cas de quorum non atteint.

Conditions du poste :
Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie B, filière administrative
- Cadre d’emplois : rédacteurs territoriaux
- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d’horaires
- Rémunération afférente au cadre d’emploi + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.

Profils recherchés

- Maitrise des techniques de secrétariat et des procédures administratives
- Maitrise de la grammaire et l'orthographe
- Maitrise des outils de bureautiques
- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte
- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et de ses compétences
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas
- Respecter les délais
- S’exprimer avec aisance
- Savoir travailler en équipe
- Compétences rédactionnelles
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Sens de l’anticipation, réactivité
- Autonomie, esprit d'initiative
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Discrétion, sens de la confidentialité, être digne de confiance
- Rapidité d'adaptation
- Disponibilité
- Sens du service public.