Assistant du maire et de la DGS (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Selon le statut de la fonction publique + RIFSEEP

Descriptif de l'emploi

L’agent apporte une aide permanente au Maire et à la directrice générale des services en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES (tâches à effectuer)
• Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Communaux des communes déléguées, réunions de l’exécutif, Conseil Municipal Enfant, Conseil Municipal Jeunes, Conseil des Sages, Conseil de quartier) :
o met en œuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune nouvelle et des communes délégués et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
o prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
o recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil municipal
o rédige les notes présentées en conseil municipal et effectue les recherches juridiques nécessaires
o rédige le compte rendu des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
o rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l’affichage des délibérations.
o assure la gestion de la dématérialisation de l’ensemble des actes pris au sein de la collectivité

• Assistance du maire et de la directrice générale de services :
o assure l’assistance administrative du maire et de la directrice générale des services
o assure le secrétariat administratif (notamment courrier, compte rendu, classement)
o assure la veille réglementaire (production de notes)
o assure la préparation de supports et de notes
o rend compte de son activité à la directrice générale des services

• Gestion du courrier :
o assure la gestion du courrier entrant (récupère le courrier à la poste, procède à son enregistrement et à sa distribution conformément aux directives transmises par la DGS)
o assure la gestion du courrier sortant (affranchissement et dépôt à la poste)

• Développement de la citoyenneté :
o Gestion de l’accueil des nouveaux arrivants (recensement, invitation, programme, constitution de sacs de bienvenue…)
o Organisation des rencontres citoyennes
o Organisation des cérémonies citoyennes
o Participation au projet de jumelage
o Gestion administrative de la commission citoyenneté et développement durable

• Polyvalence :
o Effectue des travaux administratifs pour les autres services à la demande de la directrice générale des services
ENVIRONNEMENT DU POSTE
1) Position hiérarchique du poste
L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale des services de la commune.

2) Liaisons fonctionnelles du poste
En interne, l’agent travaille en forte liaison fonctionnelle avec le Maire et sa responsable. Il est également amené à avoir des relations avec les autres élus de la collectivité. Enfin, il travaille régulièrement avec les agents des autres services de la collectivité (administratifs, techniques, …).
En externe, l’agent est amené à développer des relations avec :
o le public (particuliers)
o les élus ou les agents d’autres collectivités
o les instances extérieures

3) Contraintes du poste
L’agent travaille du lundi au vendredi. Ces horaires peuvent être variables et des pics d’activité existent en fonction des obligations du service (préparation du conseil municipal par exemple) ou de la demande de la directrice générale des services ou du Maire.
Une grande disponibilité vis-à-vis de la directrice générale des services et du maire est requise pour ce poste.

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES
o notion d’organisation et de gestion du temps
o fonctionnement des services de la collectivité
o règles de l’expression orale et écrite de qualité
o techniques de secrétariat
o circuits et procédures administratives
o procédure d’appel d’offres et de marché public
o respecter les obligations de confidentialité et de discrétion
o être capable de pratiquer l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)
o être rigoureux et organisé
o avoir le sens des relations humaines
o être à l'écoute
o avoir le sens de l’initiative
o être autonome dans son travail