Agent d'accueil et de traitement du courrier

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du service accueil et traitement du courrier, sous l'autorité du chef de service, vous assurez les fonctions d'accueil physique et téléphonique et gérez le traitement du courrier.

Missions / conditions d'exercice

Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique, orientation des demandeurs vers les personnes ou services compétents,
Gestion du courrier « entrant » (papier, courriel, formulaire, demande de rdv), réception, dématérialisation, enregistrement, affectation dans les services, et vers les élus, dans le respect des procédures et des circuits,
Gestion des abonnements (réception, diffusion, archivage),
Prise en charge des livraisons pour affectation service,
Validation des réservations des salles de réunions,
Services auprès des usagers (renseignements, distribution de bio seaux, kits Eau, etc),
Réalisation de travaux de reprographie, de classement et d'archivage,
Mise sous pli, envoi en nombre, affranchissement du courrier,
Polyvalence avec les fonctions du factotum / vaguemestre en matière de courrier pour remplacement ponctuel.

Profils recherchés

Connaissance du fonctionnement du service et de la collectivité,
Maîtrise de l'utilisation du standard téléphonique,
Maîtrise des techniques de communication,
Connaissance du classement et de l'archivage,
Bonnes capacités à s'exprimer à l'oral,
Accueil et orientation des appels téléphoniques et des visiteurs,
Maîtrise des outils informatiques et logiciels spécifiques (Open Office, traitement de texte, tableur, GED, logiciel de dématérialisation),
Saisie et mise en forme de tous types de courriers et de documents,
Aptitude relationnelles, sens du contact, diplomatie,
Discrétion et confidentialité,
Rigueur, sens de l'organisation,
Capacité d'adaptation, réactivité,
Esprit d'équipe,
Disponibilité.