Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Rémunération indicative

Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA)

Descriptif de l'emploi

Missions :
Accueille, oriente, renseigne les personnes à l’espace de réception ou au standard téléphonique. Assure la gestion et la transmission du courrier, des colis et des parapheurs à l’intérieur et à l’extérieur de la collectivité. Représente l’image de l’établissement public auprès des usagers.
Réalise l’ensemble des travaux d’impression demandés par chaque entité.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil standard courrier :
- Accueillir le public avec amabilité, les orienter vers les services compétents.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Assurer la réservation des salles de réunions, des équipements et remise des clefs.
- Contrôler l’accès au site et simplifier la circulation des personnes au sein de l’établissement.
- Enregistrer le courrier, et assurer la transmission des courriers, colis et parapheurs
- Assurer l’affranchissement et la préparation de l’ensemble des plis à envoyer

Remarques liées à la fonction : Horaires Standard

• Vaguemestre :
- Effectuer la tournée interne du courrier (chariot) et externe (La Poste, Préfecture, CD…).
- Maintenir le véhicule du courrier en parfait état de propreté.
- Prendre en charge l’affranchissement postale des colis < 30 kg
- Prendre en charge la gestion du courrier arrivée (enregistrer sur fichier Excel) et interne.

Remarques liées à la fonction : Permis B indispensable.

• Reprographie :
- Réaliser des travaux d’impression, de reliure, de massicotage, pliage et agrafage.
- Procéder au réglage des différentes machines d’impression et reproduction.
- Expédier, router, emballer et stocker des documents.
- Impression des plans parcellaires en liaison avec le service cartographie.
- Contrôler les livraisons et effectuer leur rangement.
- Nettoyer et entretenir le matériel dans le respect des règles sanitaires et environnementales.

Remarques liées à la fonction : RAS

Profils recherchés

• Maîtrise :
- Fonctionnement du standard téléphonique, la recherche annuaire et internet
- Localisation des services
- Contraintes postales
- Règles de sécurité de l’atelier reprographie
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organisme extérieurs zen relation avec notre collectivité
- Méthode de classement des dossiers informatiques
- Outils informatiques et logiciel Excel Word et Outlook
- Technique d’accueil, règle de communication
- Gestion des plannings sur le logiciel Outlook
- Utilisation des équipements techniques pour le courrier (machine à affranchir, ouvre-lettres)

• Connaissance :
- Utilisation des photocopieurs à l’atelier reprographie

• Notion :
- Langues étrangères
- Techniques de médiation et de gestion des conflits

Qualités requises :
• Polyvalent.
• Accueillant
• Courtois.
• Discrétion.
• Disponible.
• Ponctuel.

Exigences :
• Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ;

• Accueil : tenue vestimentaire adaptée.