AGENT ADM. POLYVALENT - EPICERIE SOCIALE ET SOLIDAIRE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Assurer l’accueil des bénéficiaires et partenaires, le suivi administratif de l’activité ainsi que l’appui logistique au fonctionnement quotidien de l’Épicerie sociale et solidaire. L’agent participe à la réception, au contrôle, au rangement et au suivi des marchandises, dans le respect de la dignité des personnes, de la confidentialité, de l’hygiène alimentaire et des procédures du CCAS.
Rattachement : Sous l’autorité directe de la coordonnatrice de l’Épicerie sociale et solidaire et sous l’autorité hiérarchique du directeur du Pôle Solidarité.
Relations internes : Coordonnatrice, assistant socio-éducatif, agents d’accueil social, service des aides facultatives, accueil du CCAS, régie, comptabilité, moyens généraux et direction.
relations externes : Bénéficiaires et familles, Banque Alimentaire des Mascareignes, fournisseurs, donateurs, transporteurs, associations et partenaires institutionnels.
Responsabilité : L’agent accueille, enregistre, contrôle formellement, transmet et suit les opérations. Les décisions d’admission, d’accompagnement social ou d’attribution relèvent des professionnels et autorités compétents.
Confidentialité : Accès limité aux informations utiles à ses missions ; respect du secret professionnel, de la discrétion et des règles de protection des données personnelles.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information :
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique avec courtoisie, neutralité et respect de la confidentialité.
• Identifier la demande, fournir une information de premier niveau et orienter vers la coordonnatrice, le travailleur social ou le service compétent.
• Gérer les rendez-vous, les flux d’accueil, les messages et les situations d’attente.
• Présenter le fonctionnement de l’épicerie, les horaires, les règles d’accès, le déroulement des achats et les consignes applicables.
• Signaler immédiatement toute difficulté, urgence, incivilité ou situation sensible.

Gestion administrative :
• Réceptionner les demandes et pièces, effectuer un contrôle formel de complétude, dater, enregistrer, numériser, classer et transmettre selon la procédure.
• Créer et mettre à jour les dossiers administratifs, coordonnées, rendez-vous et droits d’accès validés par les personnes compétentes.
• Préparer les documents, convocations, listes de bénéficiaires, plannings, attestations, courriers et supports d’information.
• Assurer le suivi des passages, achats, participations, incidents et échéances dans les outils prévus.
• Archiver les documents et veiller à la sécurité des dossiers papier et numériques.

Réception des marchandises :
• Accueillir les livraisons et vérifier leur correspondance avec les bons de livraison, commandes, dons ou enlèvements prévus.
• Contrôler les quantités, l’état des emballages, l’étiquetage, les dates, la conformité apparente et, lorsque la procédure le prévoit, les températures.
• Émettre les réserves nécessaires, isoler les produits non conformes et signaler immédiatement tout écart à la coordonnatrice.
• Enregistrer les entrées, classer les justificatifs et assurer la traçabilité des produits reçus.
• Participer au déchargement, au rangement et à la mise en stock dans le respect des règles de manutention et d’hygiène.

Stocks et fonctionnement de l’épicerie :
• Mettre à jour les outils de stock, suivre les entrées, sorties, pertes, dons, produits retirés et seuils d’alerte.
• Appliquer la rotation des produits selon les dates, participer aux inventaires et signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Préparer les rayons, vérifier l’affichage et retirer tout produit détérioré, périmé ou non conforme.
• Contribuer à la préparation et à l’accueil des séances d’ouverture, à l’accompagnement pratique des bénéficiaires et à la remise en ordre des espaces.
• Participer au nettoyage et à la désinfection des surfaces, équipements et zones de stockage selon les protocoles établis.

Suivi de l’activité et appui à la coordination :
• Saisir et consolider les données d’activité : fréquentation, profils des publics, volumes reçus et distribués, achats, pertes et orientations.
• Préparer les tableaux de bord, statistiques, états mensuels et éléments utiles aux bilans, conventions et demandes de financement.
• Rendre compte à la coordonnatrice des difficultés, anomalies, besoins matériels et situations nécessitant une décision.
• Participer aux réunions de service, aux actions collectives, aux ateliers, aux campagnes de collecte et aux événements de l’épicerie.

Encaissement et régie:
• Percevoir ou enregistrer une participation financière uniquement si l’agent est régulièrement habilité comme régisseur, mandataire ou utilisateur autorisé et selon les procédures applicables.
• Remettre les justificatifs, sécuriser les fonds ou moyens de paiement et effectuer les rapprochements demandés.
• Signaler sans délai tout écart de caisse ou anomalie à la coordonnatrice et au régisseur compétent.

Activités ponctuelles ou complémentaires :
• Participer aux collectes, livraisons, distributions exceptionnelles et actions partenariales du CCAS.
• Renforcer ponctuellement l’accueil du Pôle Solidarité ou une action d’aide alimentaire, selon les nécessités de service.
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des bénévoles, volontaires et partenaires, sous l’autorité de la coordonnatrice.
• Exécuter toute activité connexe compatible avec le cadre d’emplois et les besoins du service.

Profils recherchés

Savoirs :
Fonctionnement d’un CCAS et principes du service public
Procédures administratives, confidentialité et RGPD
Règles d’hygiène alimentaire, traçabilité et gestion des dates
Principes de gestion de stock et d’inventaire
Outils bureautiques et logiciels de suivi
Procédures de sécurité et gestion des situations difficiles

Savoir-faire :
Accueillir, écouter, reformuler et orienter
Contrôler formellement, saisir, classer et suivre un dossier
Réceptionner, contrôler, enregistrer et ranger des marchandises
Tenir un stock, repérer les écarts et préparer un inventaire
Produire des tableaux, statistiques, courriers et comptes rendus
Alerter, rendre compte et gérer les priorités

Savoir-être :
Sens du service public et bienveillance
Discrétion, neutralité et non-jugement
Rigueur, vigilance et sens des responsabilités
Organisation, méthode et fiabilité
Autonomie, adaptabilité et esprit d’équipe
Maîtrise de soi, disponibilité et ponctualité

Maîtrise des outils suivants :
Poste informatique, logiciels de suivi, téléphone, scanner, imprimante, matériels de stockage, équipements de manutention et de protection.
Contraintes :
Accueil de publics fragiles, sollicitations multiples, station debout, manutention de charges, exposition ponctuelle au froid et respect strict des règles d’hygiène.
Prévention :
Application des consignes relatives à la manutention, aux chutes, aux équipements, à l’hygiène alimentaire, aux températures, aux produits d’entretien et aux situations d’incivilité.
Prérequis :
Maîtrise des outils bureautiques. Formation à l’hygiène alimentaire, à la manutention, aux premiers secours et aux outils métiers à prévoir ou actualiser selon les besoins.

Critères d’appréciation de la tenue du poste :
• Qualité de l’accueil, pertinence de l’orientation et respect de la confidentialité.
• Fiabilité des dossiers, saisies, tableaux de suivi et transmissions à la coordonnatrice.
• Conformité de la réception des marchandises, de la traçabilité et de la tenue des stocks.
• Respect des règles d’hygiène, de sécurité et des procédures de l’épicerie.
• Capacité à travailler en équipe, à gérer les priorités et à contribuer à la continuité du service.