ASSISTANTE DE DIRECTION PARTAGEE

Le Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations est composé de 6 directions fonctionnelles :
Dans le cadre de la mutualisation des secrétariats au sein du Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations, la personne recrutée partage sa quotité de temps de travail entre 3 directions :
La Direction des affaires médicales (50%),
La Direction des coopérations et de l'action territoriale (25%),
La Direction des autorisations et de la politique du handicap (25%).
Le bureau partagé secrétariat est composé de :
1 secrétaire à la Direction des affaires médicales.
1 secrétaire en charge du secrétariat de la Commission médicale d'établissement.
1 poste de travail de secrétaire.
Par conséquent, il est attendu à minima, un back-up en période de congés ou d'absences exceptionnelles.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Mettre en oeuvre les principales missions de secrétariat de direction :
O Accueil téléphonique et physique
o Orientation des appels et des personnes
o Gestion des agendas (alerte, planification temps de travail dossier) et des déplacements des directeurs affectés au secrétariat
o Organisation de réunions et prise de rendez-vous
o Organisation et suivi des instances territoriales
o Dépôt et suivi des conventions dans SPPART
o Elaboration des comptes rendus avec présence souhaitée au cours de certaines réunions
o Frappe/envois des courriers, note de service, tableaux et présentations POWERPOINT
o Gestion et archivage du courrier
o Création, classement des dossiers, préparation des dossiers en amont
o Supervision du prévisionnel de congés des directeurs
o Gestion des fournitures
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Assurer une bonne articulation entre les différentes directions fonctionnelles et notamment la DG et la présidence de CME (connaissance des absences et contraintes des principaux acteurs, etc.).
Faire preuve de maîtrise de soi
Faire preuve d'adaptabilité
Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
Respecter la confidentialité
Avoir le sens des responsabilités
Faire preuve d'exigence et de rigueur dans le traitement des dossiers
Être autonome
Mobiliser les acteurs internes à la direction pour assurer une remontée des informations dans les délais impartis (note DG, CR, instances, etc.)
Rendre compte des informations importantes et des difficultés rencontrées
PARTICULARITES DU POSTE :
Maîtrise nécessaire des impératifs en termes de délais imposés (instances, réunions, etc.).
Adaptabilité du fait du poste partagé.
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (internes et externes) :
Directeurs des 3 directions.
Autres secrétaires
Equipes cadres et gestionnaires des 3 directions
Secrétariat présidence de la CME
Secrétariat DG, autres directions fonctionnelles et pôles
Médecins
Cadres de pôle
LIAISONS HIERARCHIQUES :
Directeurs des 3 directions
LIEU D'EXERCICE :
Libellé Pôle ou Direction : Direction des Affaires Médicales, Direction des coopérations, Direction des autorisations et politique de handicap.
Temps de travail : 100 %
Horaires variables : 08h30-16h30 / 09h00-17h00 (amplitude horaire couverte par le secrétariat 08h30/17h00)
O Repos : 2 repos hebdomadaire
O Vacances d'été : sur programmation annuelle en complémentarité avec les autres secrétaires pour assurer la continuité de service.
O Vacances hors période d'été : sur programmation annuelle en complémentarité
PRINCIPAUX RISQUES PROFESSONNELS LIES A L'ACTIVITE ET MESURES PREVENTIVES :