Secrétariat du maire et des élus

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Expert

Descriptif de l'emploi

Apporter une aide permanente au chef de l’exécutif ainsi qu'aux élus en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Organisation permanente de la vie professionnelle de l’élu :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rédaction d’écrits et de prises de paroles.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser les déplacements.
- Enregistrement du courrier.
- Etablir une relation de confiance.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres personnes souhaitant prendre contact avec les élus.
- Gérer le protocole (cérémonies officielles)

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l’élu.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.

SPECIFICITES DU POSTE
Gestion du service logement :
- Mise à jour hebdomadaire du logiciel spécialisé logement (actuellement GEDELO).
- Elaboration des courriers informant de l’attribution ou la non attribution de logement (indication des motifs par la rédaction de lettres personnalisées).

Polyvalence au sein du plateau population :
- Polyvalence obligatoire sur le service Accueil-population visant à assurer la continuité du fonctionnement du service et la régulation de la charge de travail sur les tâches du plateau.

Seconder l’agent en charge des élections
- Gérer les listes électorales et du Répertoire Electoral Unique (REU)
- Préparation des scrutins lors des élections politiques

Relations fonctionnelles :

Relations quotidiennes internes :
- avec Monsieur le Maire et les élus
- avec le Directeur Général des Services
- avec le chef de service.
- avec les autres services qui composent le plateau population et l’ensemble des services municipaux.

Relations quotidiennes externes :
- avec les administrés Libercourtois et autres partenaires territoriaux.

Relations ponctuelles :
- avec les secrétariats des différents partenaires territoriaux.

Profils recherchés

Formation :
BTS Assistant de direction

Savoir-faire :
- Connaître parfaitement les institutions
- Savoir accueillir le public
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques relatifs au secrétariat de Monsieur le Maire
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Savoir organiser l’agenda de Monsieur le Maire et le mettre en lien avec celui des élus
- Savoir ventiler le courrier vers les différents services municipaux
- Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication
- Savoir utiliser les outils informatiques
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page,…)
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée…).
- Logiciel de bureautique, maîtrise des nouvelles techniques de l’information et de communication.
- Connaître les missions, contexte et enjeux de la collectivité et du service.
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu.

Savoir-être :
- Qualités relationnelles (public, élus, collègues de travail…)
- Qualité d’adaptation (selon les interlocuteurs)
- Gestion du stress
- Gestion des publics et situations difficiles
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Amabilité
- Capacité d’écoute
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité
- Polyvalence
- Qualités organisationnelles (gestion des priorités)
- Savoir gérer et suivre une procédure (être méthodique)