Secrétaire assistant DT29

Dans le cadre du projet associatif de la Croix-Rouge française, du respect de ses principes fondamentaux, la secrétaire assure la gestion du secrétariat de la DT29. Objectifs principaux : renforcement du rôle de pilotage et coordination de la DT vis-à-vis des UL du département et avoir une meilleure réactivité dans les réponses aux appels à projets, le suivi interne des projets et des délais.

Poste

MISSION 1 : ACCUEIL ET SECRETARIAT DT29 POURCENTAGE DE LA MISSION : 45 %

■ Accueillir et physiquement / téléphone et orienter tout type d'interlocuteur (CRf, grand public au sens large, fournisseurs, prestataires, travailleurs sociaux, partenaires divers, collectivités, institutions, …), ■ Réceptionner, trier, et diffuser le courrier et les mails, ■ Diffuser les informations ascendantes et descendantes au sein de la structure (ULs, Département, Région, Siège), ■ Rédiger des courriers, compte-rendus, ■ Classer et archiver les dossiers.

MISSION 2 : GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE POURCENTAGE DE LA MISSION : 30%

■ Saisir dans l'outil CEGID la comptabilité : enrichissements des mouvements internes, externes, émission des NDI/RPI/DROI, ■ Réaliser des devis, émettre des factures et courriers de relance si besoin, occasionnellement des conventions, ■ Mettre à jour les différents tableaux afférents aux activités DT(listes d'aptitude, kits hygiène, notes de frais, …), ■ Rédiger et assurer le suivi des notes de frais + refacturation siège si nécessaire, ■ Réserver les hôtels et les véhicules du parc DT lors de déplacements, ■ Accompagner (ponctuellement) des stagiaires au secrétariat DT

MISSION 3: ACCOMPAGNEMENT DE PROJETS DT-ULS POURCENTAGE DE LA MISSION : 25 %

■ Aider les ULs à évaluer leurs besoins et les actions développées, ■ Assurer la transmission des informations, en lien avec la DT, CMD, RFA et DABE, ■ Se déplacer dans les ULs suivant l'avancée de leurs projets, ■ Aider les Uls à trouver les financements possibles et adéquats, ■ Participer à des réunions et en rédiger parfois le compte rendu, ■ Rédiger demandes de subventions et dossier FDP, ■ Organiser une journée/rencontre départementale sur une thématique.

MISSION 4 : LOGISTIQUE POURCENTAGE DE LA MISSION : 10%

■ Gérer les stocks fournitures bureau, clés DT, produits divers entretien, ■ Sortir et rentrer les poubelles, ■ Déposer les remises de chèques/espèces à la banque, ■ Se déplacer à la Poste pour acheter les timbres, expédier courriers, LRAR, ■ Se déplacer à l'usine Wahou pour récupérer bimensuellement les dons de denrées alimentaires(crêpes) et en assurer le suivi des stocks,

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Date de prise de poste souhaitée

5 octobre

Compétences à mettre en œuvre ou à acquérir pour exercer le métier ■ Autonomie ■ Capacité d'adaptation ■ Polyvalence ■ Organisation (sens des priorités) ■ Capacités rédactionnelles et maîtrise environnement informatique