[DGA T3E]Assistant(e) de gestion administrative - Service de l'Economie et du Foncier Agricole

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du chef de service, vous assurerez l'accueil et l'organisation pratique du service.
Vous serez chargé(e) de :
* Assister le chef de service dans la tenue de son agenda et les tâches administratives,
* Assister les chefs de bureaux et agents rattachés au service (conception, mise en forme de documents administratifs)
* Assurer la gestion du courrier physique et électronique (rédaction courrier, réception, enregistrement, diffusion et mise dans le circuit),
* Rédiger des documents administratifs, comptes-rendus, procès verbaux de réunion et notes
* Gérer les documents via le logiciel courrier
* Assurer le suivi des réponses aux courriers signalés,
* Assurer le classement et l'archivage des courriers et des dossiers
* Assurer la préparation des réunions (conciliation des agendas, ordre du jour et dossier)
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le bureau compétent.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public,
* Assurer la gestion, le suivi des dossiers en portefeuille et les applications dédiées,
* Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau,
* Renseigner les tableaux de suivi du service,
* Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du chef de service, vous assurerez l'accueil et l'organisation pratique du service.
Vous serez chargé(e) de :
* Assister le chef de service dans la tenue de son agenda et les tâches administratives,
* Assister les chefs de bureaux et agents rattachés au service (conception, mise en forme de documents administratifs)
* Assurer la gestion du courrier physique et électronique (rédaction courrier, réception, enregistrement, diffusion et mise dans le circuit),
* Rédiger des documents administratifs, comptes-rendus, procès verbaux de réunion et notes
* Gérer les documents via le logiciel courrier
* Assurer le suivi des réponses aux courriers signalés,
* Assurer le classement et l'archivage des courriers et des dossiers
* Assurer la préparation des réunions (conciliation des agendas, ordre du jour et dossier)
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le bureau compétent.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public,
* Assurer la gestion, le suivi des dossiers en portefeuille et les applications dédiées,
* Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau,
* Renseigner les tableaux de suivi du service,
* Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction.

Profils recherchés

Agent de catégorie C+, B; Filière administrative
Expérience souhaitée dans le domaine
L'agent devra maitriser :
* les techniques de secrétariat
* les procédures administratives de la Collectivité
* le processus décisionnel et des circuits de validation de la CTM
* l'organisation et le fonctionnement de la Collectivité
* les circuits de validation de la Collectivité
MOYENS TECHNIQUES
* Maîtriser les logiciels métiers
* Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs
* Maitriser la réalisation de tableaux de bord
* Connaissance des méthodes de classement et d'archivage

SAVOIR-ETRE
* Capacité d'adaptation et d'auto-apprentissage
* Rigueur, sérieux, réactivité
* Sens de l'organisation, des priorités et des urgences
* Discrétion
* Dynamisme
* Etre autonome
* Sens du travail en équipe
* Etre à l'écoute
* Sens du service public
* Disponible