Coordination administrative

Secteur

Livre et lecture

Description de l'entreprise/de l'organisme

L’AR2L Hauts-de-France est une association de Loi 1901 qui accompagne les acteurs et actrices du livre et de la lecture. Centre de ressources disposant de bureaux à Arras et Amiens, elle a pour objectif de favoriser le développement de l’écosystème du livre et la professionnalisation des acteurs dans les domaines de la vie littéraire, de l’économie du livre, de la lecture publique et du patrimoine écrit, graphique et littéraire.

Dans ce cadre, elle ouvre un poste de coordinateur administratif / coordinatrice administrative.
Ce poste nécessite des compétences techniques mais également relationnelles.

Description du poste

Sous l’autorité du Directeur et en lien étroit avec lui, la personne aura pour mission :

> Gestion financière et comptable :
• Assurer la gestion administrative et financière de l’association ;
• Suivre les conventions et les relations administratives et financières avec les tutelles et financeurs ;
• Prendre en charge les relations bancaires et les relations clients et fournisseurs ;
• Optimiser les outils de gestion ;
• Réaliser les comptes-rendus financiers ;
• Accompagner la comptabilité externalisée avec le cabinet comptable ;
• Préparer la clôture des comptes en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes ;
• Assurer une veille logicielle et numérique des activités administratives, comptables et financières.

> Suivi des ressources humaines :
• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : établir les contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, assurer les affiliations aux diverses caisses et leur suivi ;
• Vérifier les éléments de variable de paie : heures, congés, absences, primes… ;
• Mettre à jour le registre du personnel et dossiers du personnel (contrat, avenant, visite médicale…) ;
• Mettre en œuvre le volet administratif du plan de formation : inscription, relation avec les organismes, planning, suivi des financements… ;
• Gérer les actions liées aux préventions et obligations légales : DUERP, registres obligatoires… ;
• Assurer le suivi administratif des arrêts maladie, accident du travail, déclarations, attestations ;
• Assurer le lien avec la gestionnaire de paie du cabinet comptable et juriste social ;
• Participer aux suivis des obligations réglementaires en lien avec les déléguées du personnel ;
• Assurer une veille sur l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel.

> Participation à la dynamique des projets de l’Agence :
• Accompagner la gestion administrative de projets ponctuels (projets partenariaux, européens…) ; conventions, demande de devis, suivi administratif… ;
• Accompagner le suivi budgétaire et les projets des trois pôles de l’Agence avec les responsables de pôles (Pôle Patrimoine écrit, graphique et littéraire ; Pôle Développement des pratiques d’écriture et de lecture ; Pôle Création, production et rayonnement ; services supports) ;
• Encadrer les procédures de gestion financière (prévisions, rapports, facturation, paiement, etc.) ;
• Participer à la vie associative et à l’organisation des temps forts de l’association ;
• Piloter avec la direction le développement d’une politique de mécénat.

> Support administratif :
• Mettre à jour les bases de données institutionnelles et des instances, les listes de diffusion associées ;
• Suivre les abonnements, coordonner les veilles thématiques, leur communication aux équipes ;
• Gérer les relations aux prestataires et services après-vente ou dépannage des équipements ;
• Gérer les retours de courriers non distribués ;
• Préparer, mettre en forme et relire documents, rapports et bilans fournis par la Direction.

> Accueil et communication interne :
• Participer aux dynamiques collectives (accueils téléphoniques partagés, entretien du matériel…) ;
• Gérer les mails génériques, orienter les demandes, transmettre les informations aux équipes ;
• Suivre et mettre à jour les tableaux de bord internes (planning, échéancier…) ;
• Gérer la circulation de l’information interne (notes, consignes, documentation RH…) ;
• Organiser les déplacements et réservations liées (transport, repas, réception…) ;
• Mettre à jour certains outils de communication interne (répertoires, listes de diffusion…).

Description du profil recherché

> Diplôme et expérience :
• Niveau Bac +3-4 en gestion de projet culturel, en formation juridique et/ou financière, en contrôle de gestion, en école de commerce, en gestion des organisations ;

> Compétences techniques et professionnelles :
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie électronique, Internet) et des logiciels dédiés à l’administration (logiciel Lucca ou équivalent) ;
• Bonne connaissance du fonctionnement des associations Loi 1901 et des collectivités publiques ;
• Bonne connaissance de l’environnement juridique, social et fiscal des entreprises ;
• Qualité d’expression écrite et orale ;
• Capacité à rendre compte ;
• Sens du travail en équipe ;
• Une expérience d’encadrement serait un plus.

> Compétences relationnelles et personnelles :
• Écoute, diplomatie ;
• Aisance relationnelle ;
• Dynamisme ;
• Adaptabilité au changement, réactivité ; esprit d’initiative ;
• Grande autonomie ;
• Sens de l’organisation, rigueur ;
• Discrétion et loyauté ;
• Sens du service rendu aux adhérents de l’association ;
• Intérêt pour le livre et la lecture.

Description de l'expérience recherchée

• Expérience professionnelle significative (5 ans minimum) à un poste équivalent dans le secteur.