Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L’agent sera sous l’Autorité hiérarchique du Maire en lien fonctionnel avec le Cabinet.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS
• Assurer le secrétariat courant du Maire en lien avec le Cabinet et certains élus : gestion des appels,
courriers courriels, classement et archivage,
• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du Maire : suivi des réunions, coordination des déplacements,
• Accueillir les visiteurs et interlocuteurs du Maire, en présentiel ou par téléphone,
• Préparation et installation des audiences du Maire (prise de rendez-vous, prise d’information, préparation
des dossiers, suivi des audiences),
• Organisation de réunions, de réceptions et de voyages,
• Suivi du budget du Maire en lien avec le Cabinet, contrôles des factures,
• Préparation des Voeux,
• Gestion des divers fichiers du Maire en lien avec le Cabinet,
• Mise à jour du calendrier de permanences des élus,
• Gérer la confidentialité des informations et des échanges.
Activités principales :
• Gestion du courrier et des courriels liés au Maire en lien avec le Cabinet,
• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil des visiteurs,
• Tenue de l’agenda,
• Organisation des rendez-vous et des réunions,
• Elaboration et suivi du budget,
• Gestion des fournitures,
• Secrétariat.

Profils recherchés

• Diplôme ou niveau requis : Niveau IV avec expériences,
• Discrétion, sens de la confidentialité,
• Rigueur, organisation et autonomie,
• Aisance relationnelle,
• Capacité à travailler en équipe,
• Capacité d’écoute,
• Sens du service public,
• Disponibilité,
• Dynamisme, réactivité et adaptabilité.

COMPETENCES REQUISES
• Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Open Office, Internet, Ciril finances),
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Maîtrise de la prise de note,
• Connaissance en organisation et en gestion du temps,
• Connaissance de l’environnement territorial,
• Connaissance des règles budgétaires,
• Maîtrise de la communication verbale,
• Collaborer et communiquer avec le personnel, la hiérarchie, les élus, les représentants des ministères et
administrations,
• Être à l’écoute des charentonnais,
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
• Rédiger des courriers,
• Savoir gérer les priorités,
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité et désigner, le cas échéant, le bon
interlocuteur,
• Rendre compte à la hiérarchie.