Agent de gestion administrative : accueil, état civil, funéraire, élections, périscolaire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération statuaire

Descriptif de l'emploi

Suite à une mutation, la commune de Corquilleroy (2 901 habitants) lance un appel à candidature pour le poste d'Agent de gestion administrative : accueil, état civil, funéraire, élections, périscolaire.
Vous assurerez l'accueil et l'accompagnement des administrés dans leurs démarches essentielles afin de garantir un service public de proximité, alliant réactivité et convivialité.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

ACCUEIL ET SERVICES A LA POPULATION :
- Assurer l’accueil général physique et téléphonique de la mairie en binôme
- Informer et orienter les administrés sur l’ensemble des démarches communales
- Participer à la gestion du standard, au traitement du courrier et à l’affichage d’informations

ÉTAT CIVIL :
- Accueillir, informer et accompagner les usagers sur les démarches d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès, parrainages civils, etc.
- Instruire les dossiers et rédiger les actes d’état civil dans le respect du cadre réglementaire
- Assurer la tenue et la mise à jour des registres (papier et informatiques)
- Préparer les cérémonies de mariage et assister les élus dans leur organisation
- Apposer les mentions marginales, délivrer les actes
- Effectuer les démarches de recensement citoyen obligatoire

FUNÉRAIRE ET GESTION DU CIMETIÈRE :
- Accueil et accompagnement des familles :
o Informer les usagers sur les démarches à effectuer lors d’un décès
o Accueillir les opérateurs funéraires et veiller à la bonne organisation des inhumations et opérations diverses
o Assurer une écoute bienveillante et un accompagnement respectueux des familles en deuil

- Gestion administrative du cimetière :
o Tenir à jour le registre des concessions et le plan du cimetière (papier et numérique)
o Rédiger et suivre les actes de concession, renouvellements, retraits, reprises administratives
o Gérer les délais de rotation, les reprises de sépultures en état d’abandon et les relances des ayants droit
o Mettre à jour la base de données et les fiches concessionnaires

- Suivi technique et coordination :
o Planifier les interventions des entreprises funéraires
o Vérifier la conformité des opérations funéraires aux règlements et à la législation (Code général des collectivités territoriales, règlement du cimetière)

ÉLECTIONS :
- Gestion des listes électorales
- Traiter les inscriptions et vérifier la conformité des pièces
- Traiter les changements d'adresse sur la commune, les inscriptions d'office, les radiations d'office (décès, perte d'attache avec la commune, perte de la nationalité)
- Préparation des scrutins
- Traiter les procurations de vote
- Assurer la préparation matérielle du scrutin : urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
- Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
- Assurer une permanence le jour du scrutin et participer aux soirées électorales

PÉRISCOLAIRE (cantine, garderie, ALSH) :
- Gérer les inscriptions, les absences, …
- Assurer la facturation
- Assurer la responsabilité de la régie

MISSIONS PONCTUELLES / ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Toute tâche qui s'avère nécessaire à la continuité du service public.
- Recensement de la population (participation à la préparation, suivi de la collecte, coordination des agents recenseurs, ...)
- Gestion administrative du CCAS
- Gérer les demandes d’autorisation d’urbanisme
- Gestion du planning de location des salles communales
- Gérer les demandes de logements sociaux, participer aux commissions d’attribution de logements sociaux
- Archivage annuel des dossiers

Profils recherchés

- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales,
- Maîtrise des réglementations concernant l’Etat-Civil, les élections, le funéraire, le recensement / Règles communes à la rédaction des actes d’État Civil,
- Bonne connaissance des procédures administratives de délivrance des actes, et tenue des registres,
- Bonnes capacités rédactionnelles : expression et orthographe,
- Bonne expression orale de la langue française,
- Aptitude à respecter des délais et à suivre des dossiers,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Utilisation outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …
- Utilisation logiciels métiers,
- Sens du service public,
- Neutralité, discrétion et confidentialité,
- Savoir rendre compte,
- Bonne maîtrise de soi, diplomatie,
- Rigoureux et organisé,
- Aptitude à bien communiquer, mise en pratique des techniques d’accueil, et aisance relationnelle,