Chargé des protocoles et des événements (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Ville d'Annemasse recherche pour son Cabinet du Maire, un :
Chargé des protocoles et des événements (h/f)
- recrutement par voie statutaire ou contractuelle -

Missions / conditions d'exercice

Au sein du Cabinet du Maire, vous serez chargé d'organiser, de mettre en place et de suivre les évènements liés au cabinet de Maire (protocoles, inaugurations, cocktails...).
Vos missions seront les suivantes :
1. Protocole et cérémonies officielles* Préparer et mettre en oeuvre les cérémonies patriotiques et commémoratives (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, journée nationale du souvenir, etc.) en lien avec les associations d'anciens combattants et les différentes parties prenantes. * Organiser les cérémonies républicaines de la commune (citoyenneté, remises de médailles et distinctions honorifiques, accueil des nouveaux habitants). * Veiller au respect de l'ordre protocolaire. 2. Organisation et coordination des événements du cabinet * Centraliser et instruire les demandes d'événements émanant des services à destination du cabinet et arbitrer leur faisabilité avec le chef de cabinet. * Concevoir le rétroplanning de chaque événement (inaugurations, voeux, cocktails, réceptions, signatures, conférences de presse, accueils protocolaires) et en piloter la mise en oeuvre opérationnelle.* Assurer la coordination interservices (techniques, espaces verts, communication, sécurité, restauration) ainsi qu'avec les prestataires externes. * Tenir et actualiser le calendrier événementiel annuel du cabinet.* Réaliser un retour d'expérience après chaque événement.

3. Logistique et gestion matérielle * Définir et organiser les besoins logistiques : commande et mise en place du matériel, signalétique, mobilisation des places de stationnement, gestion de l'accueil et des accès. * Préparer et mettre en place les buffets, participer au service lorsque cela est requis. * Gérer le matériel protocolaire (pupitre, sonorisation, micro, drapeaux, écharpes, registre, etc.) et les supports promotionnels (goodies, présents officiels) : commande, état des stocks, renouvellement, inventaire.* Assurer la gestion des stocks alimentaires et matériels (entrées, sorties, péremptions, rotations).4. Communication et valorisation des événements* Diffuser les invitations protocolaires et commander les supports visuels (cartons, kakémonos, signalétique) en lien avec le service communication.* Assurer la couverture photographique des événements (prises de vue, sélection, archivage, transmission aux services concernés).* Contribuer, en lien avec le chef de cabinet, à la préparation d'éléments de langage et de discours pour les prises de parole de l'exécutif.5. Gestion administrative, budgétaire et achats * Préparer et suivre l'ensemble des bons de commande du cabinet.* Assurer le rapprochement et le traitement de l'ensemble des factures, en lien avec la direction des finances.* Tenir le tableau de bord des dépenses du cabinet et alimenter le suivi budgétaire présenté par le chef de cabinet.* Solliciter les devis et contribuer à la rationalisation des achats événementiels.* Archiver les pièces administratives et constituer la mémoire documentaire des événements (dossiers, listes d'invités, photos, comptes rendus).6. Relations extérieures et appui au cabinet * Tenir et actualiser le carnet d'adresses protocolaire du cabinet (élus, partenaires institutionnels, autorités, personnalités, associations). * Apporter un appui ponctuel au secrétariat du cabinet en période de forte activité (gestion d'agenda événementiel, accueil de visiteurs officiels).

Profils recherchés

Compétences techniques :* Connaissance des collectivités : Maîtrise de l'environnement territorial et du fonctionnement des services municipaux.* Qualités rédactionnelles* Méthodologie : Capacité à gérer un planning complexe et à prioriser les urgences.
Qualités relationnelles :* Aisance relationnelle* Discrétion et loyauté, respect absolu de la confidentialité liée aux fonctions de cabinet.* Sens de l'observation* Réactivité et disponibilité

Poste ouvert aux :
agents titulaires relevant du cadre des adjoints administratifs (Catégorie C) avec une expérience appréciée sur un poste similaire.
ou aux contractuels (CDD de droit public, d'une durée d'un an renouvelable).