Secrétaire général de mairie (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps non complet, 28h00 hebdomadaire

Télétravail

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Administrer et assurer toutes les activités de la commune en collaboration avec le Maire, les Adjoints et les Conseillers Municipaux. Relations régulières avec les services de l’État, les collectivités territoriales et autres…Savoir répondre à la grande variété des situations rencontrées au quotidien.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES ET TACHES RRALTIVES AU POSTE
* Assistance et conseils aux Élus :
Aider à l’élaboration des décisions du Conseil Municipal
Conseiller les élus et alerter sur les orientations techniques et juridiques
Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
* Préparation et suivi du travail des élus :
Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
Suivre et mettre en forme les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations (suivi contrôle légalité, affichage…)
Veiller à la préparation et l’organisation de réunions, de commissions
Garantir le traitement du courrier
* Élaborer les documents administratifs, budgétaires et comptables :
Préparer et élaborer les budgets avec les élus et assurer le suivi avec les organismes concernés
Aider au montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
Assurer le suivi administratif et financier de marchés publics
Comptabilité, emprunts avec suivi en Trésorerie
Réaliser des analyses sur les projets permettant d’informer et d’éclairer les élus
* Ressources humaines – gestion du personnel :
Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers des agentsRéaliser les paies et l’établissement des états annexes (cotisations ….)
Suivre l’absentéisme, les congés
Élaborer les actes administratifs liés aux agents (conventions, contrats,…..)
Assurer la règlementation des actes
Assurer les démarches nécessaires aux formations, aux évaluations
Actualisation et suivi des assurances pour le personnel
Suivi et gestion du fichier des habitants et du recensement militaire
* Accueil physique et téléphonique :
Renseignement, orientations des administrés et autres
Constitution de différents dossiers avec suivi (Titre séjour, Attestation d’accueil, ….)
Autorisations diverses (arrêté municipal, permis de détention, chambre d’hôte…)
Prise de rendez-vous
Demandes diverses des administrés (copie, ……………..)
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
* Dossier État Civil :
Rédaction, enregistrement, suivi et gestion des dossiers des actes d’État civil (naissance, reconnaissance, baptême civil, mariage, décès…..)
Délivrance d’actes suivant demandes
Accueil et informations diverses en matière d’État civil et relations avec INSEE
Tenue des registres d’État civil et suivi des déclarations d’actes
Apposer les mentions marginales
Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles…..) avec transmission TGI
* Gestion du cimetière :
Délivrance concession, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans
Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
Conseiller les élus sur la règlementation funéraire - Tenir et mettre à jour les registres du cimetière
* Gestion des Élections :
Tenue des listes électorales : inscriptions / radiations
Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et y participer
Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes
Respecter les procédures liées au scrutin
Présence lors du dépouillement
* Suivi des dossiers d’Urbanisme :
Renseignement aux usagers
Registre des permis de construire et des déclarations de travaux, certificat d’urbanisme…...
Enregistrement, gestion, avis du maire, affichage
Envoi des dossiers au service instructeur
Répartition des décisions aux demandeurs et services liés
Renseignements des notaires

◙ Les éléments de cette fiche ne sont pas exhaustifs.

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES
* SAVOIR- FAIRE :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et logiciels (Berger Levrault)
Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57)
Connaissance du code général des collectivités territoriales, code électoral
Connaissances des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes
Connaissance et application des règles du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance du code civil et information générale à l’état civil, règles communes à la rédaction des actes d’État civil, procédures relatives liées
Connaissance de la règlementation liée à l’urbanisme, de la législation des marchés publics
et des cimetières
Capacité technique rédactionnelle, communication et information
Organiser des échanges de pratique professionnelle
Savoir gérer les priorités
Conseiller, alerter, bâtir une relation de confiance avec les élus
* SAVOIR-ÊTRE :
Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
Qualité relationnelle et rédactionnelle
Autonomie, initiative
Méthode et rigueur
Principe de discrétion et de confidentialité
Dynamisme et réactivité
Disponibilité, sens du service public

PROFIL RECHERCHÉ
Expérience en Collectivité Territoriale appréciée
Connaissance des logiciels métiers des collectivités
Qualités requises : Disponibilité et sens de l'accueil, esprit d’équipe, rigueur et organisation, sens de la communication, discrétion, curiosité et proactivité.

MOYEN MIS A DISPOSITION
Outils informatiques avec bureautiques
Logiciels Berger Levrault (comptabilité, paie, élection, état-civil, recensement militaire, citoyens)
Logiciel d’Urbanisme CMSDI (wGeoPC – wGeoDIA)
Logiciel Chasse CMSDI (GeoChasse)