Secrétaire médicale / adjoint administratif - service imagerie médicale - h/f

Description entreprise :

REJOIGNEZ-NOUS ! Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier de l'Indre (GHT) recrute.

Description du poste :

Statut : titulaire de la fonction publique hospitalière / CDD / CDI Catégorie : C ou B (si AMA)

Organisation du travail  :

- Poste à 50%

- Horaires : Horaires régulés en fonction du service, du lundi au vendredi soit de :

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : du lundi au vendredi – base de 37h30

Lieu de travail : Pôle Le Blanc Déplacements liés à la fonction : oui 

Suppléance (le cas échéant) : Néant

 

Missions du service

Le service d’Imagerie Médicale assure la réalisation d’examens diagnostiques et de suivi comprenant le  scanner , les échographies , les mammographies et les radiologies conventionnelles , dans un objectif de qualité, de sécurité et de continuité des soins.
Il contribue au parcours du patient en garantissant :

1. Une prise en charge coordonnée, fluide et sécurisée

• Accueil, information et orientation des patients et de leurs accompagnants.
• Gestion et fluidification du circuit du patient, de la prise de rendez-vous jusqu’à la restitution des résultats.
• Coordination avec les services prescripteurs, les équipes soignantes et les médecins radiologues.

2. Une activité d’examens conforme aux bonnes pratiques professionnelles

• Planification optimale des créneaux d’examens en scanner, échographie et radiologie conventionnelle.
• Respect des procédures internes, des règles de radioprotection et des exigences réglementaires.

3. Une qualité documentaire et une traçabilité irréprochable

• Gestion administrative complète du dossier patient Dx Image (identitovigilance, consentements, ordonnances, antécédents et contre-indications).
• Intégration, mise à jour et transmission des données dans le système d’information radiologique (RIS) et l’archivage des images (PACS).
• Contribution au contrôle qualité, à la conformité HAS et aux audits internes.

4. Une contribution à la qualité du service rendu au patient

• Participation active aux actions d’amélioration continue.
• Respect des engagements du service en matière de délais, de confidentialité et de communication.
• Veille à la satisfaction des patients et prise en compte de leurs besoins spécifiques.

Missions spécifiques du poste

- Missions principales :

La secrétaire médicale joue un rôle majeur dans le service. Elle réalise des opérations de gestion d’information, de traitement de données, d’organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement du service et à leurs relations internes et externes.

 · Accueillir

· Renseigner

· Planifier

· Gérer

· Saisir

· Classer

· Prioriser en fonction de l’activité et faire face à l’imprévu

· Enregistrer et communiquer des éléments d’information relatifs aux soins d’un patient

· Constituer des dossiers permettant le suivi administratif

· Respecter le secret médical, la discrétion professionnelle

· Rédiger des comptes-rendus, des notes, etc...

 

- Missions spécifiques en lien avec la qualité :

· Déclaration des EI et contribuer à leur analyse

· Participation aux EPP et CREX au sein du service et du pôle

· S’informer du suivi du PAQSS du service

· Contribution à l’élaboration et à la réactualisation des procédures, fiches techniques

· Participation aux réunions de services (4 par an minimum).

- Autres missions spécifiques :

· Néant

- Fonction d’encadrement :

· Possible encadrement des stagiaires, élèves, nouveaux arrivants

Activités

· Accueil physique et téléphonique des patients, des consultants

· Conception et rédaction de documents techniques, relatifs au domaine d’activité

· Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, etc.)

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale

· Identification et recensement des besoins et attente des patients

· Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)

· Tenue à jour du dossier patient

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

· Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers, fournitures

· Utilisation des outils bureautiques

· Mise en œuvre des procédures institutionnelles (ex : communication du dossier patient, etc.)

· Prise de note, frappe et mise en forme de documents

 

Profil recherché :

- Savoir faire

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

· Accueillir et accompagner des stagiaires et nouveaux arrivants

· Travailler en équipe / en réseau

· Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence (vocabulaire médical, orthographe)

· S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

· Utiliser l’outil informatique et les différents logiciels métier

· Gérer ses émotions, son stress

· Respecter les délais de transmission des courriers médicaux

· Evaluer la pertinence / la véracité des données et / ou informations lors de l’accueil administratif du consultant et / ou hospitalisé

· Respecter le secret médical et la discrétion professionnelle.

 

- Savoir être

· Capacité d’adaptation

· Capacité à travailler en équipe

· Comportement adapté dans ses relations avec autrui

· Rigueur

· Organisation

· Méthodologie

· Sens de l’écoute

· Polyvalence

· Discrétion et disponibilité

· Bienveillance

· Sens de l’organisation

· Autonomie

· Esprit d’initiative

· Maitrise de soi

 

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : AMA (Assistant médico-Administrative) ou Bac + 2 minimum en secrétariat médical, gestion administrative ou équivalent

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

· Expérience préalable dans un service administratif hospitalier souhaitée.

· Connaissance des organisations de soins et des enjeux de la fonction publique hospitalière.