SECRETAIRE F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Un poste de Secrétaire est à pourvoir au sein de la Direction de la Culture - Service Documentation.
Sous l'autorité du Responsable du service, l'agent assure le secrétariat, les missions d'aide-documentaliste et toutes tâches administratives liées au fonctionnement du service. Il/elle veille à la bonne circulation des informations en interne et/ou externe.

Missions / conditions d'exercice

- Orienter et renseigner le public

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner les appels et messages et hiérarchiser leur urgence ou importance
- Gérer les courriers

- Traiter les courriers entrant et sortant sur AIRS
- Enregistrer les courriers arrivées/départs
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention

- Mettre à jour des bases d'informations (Gedidoc, Cindoc).
- Participer à des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information, et créer des groupes de diffusion
- Assurer le bulletinage, la numérisation, la reprographie et l'indexation des articles pour la revue de presse
- Participer au traitement, archivage, classement du fonds documentaire en suivant les directives de la documentaliste
- Gérer le recensement des utilisateurs ainsi que l'attribution, le suivi et le renouvellement des abonnements numériques
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers

- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, comptes-rendus de réunion, etc
- Assurer la reproduction et la diffusion des documents produits par le service
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)

- Assurer le suivi des réunions, rendez-vous, etc. et des absences de l'équipe (congés, RTT, formations).
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures et/ou de mobiliers
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Trier, classer et archiver les dossiers du service dans les cartons dédiés

Profils recherchés

- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Connaissance du logiciel AIRS souhaité
- Techniques documentaires : analyse, indexation, etc
- Techniques d'archivage et de classement
- Techniques de secrétariat
- Techniques rédactionnelles
- Savoir orienter la demande au sein des services
- Savoir planifier et organiser son travail
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Esprit d'initiative
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité