Agent du Guichet unique / Adjoint(e) administratif (ve) d'état civil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Service : Guichet Unique, Service à la population, Carte d’identité et passeports, Affaires Générales de l’État-Civil, Cimetière et les Élections

Position dans l’organisation
Sous la responsabilité hiérarchique directe : Responsable de service à la Population

Missions principales
Accueillir et renseigner le public avec amabilité, s’exprimer clairement, reformuler des demandes, analyser le degré d’urgence de la demande, filtrer et orienter les administrés et les appels téléphoniques aux services concernés.

Appliquer la règlementation relative aux élections, participer à l’organisation de tous les scrutins, renseigner le public en matière de l’État-Civil et cimetière.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

1. Accueil au Guichet Unique
• Accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et orienter les administrés et les appels téléphoniques
• Gérer les agendas en ligne / traitement des emails
• Appliquer les règles de communication et de protocole de réception du public
• Gérer les situations de stress et régler les tensions en faisant appel si nécessaire à sa hiérarchie
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence en concertation avec ses collègues et sa hiérarchie
• Adapter son intervention aux différents publics et conserver neutralité et objectivité
• Respecter et appliquer les consignes d’accueil à l’intérieur des locaux (sécurité, convivialité, dialogue)
• Remplacement ponctuel et de courte durée d’un autre agent

2. Affaires Générales de l’État-Civil
• Traitement des cartes nationales et passeports/ France Identité
• Légalisations de signature
• Traitement des divers documents (attestation de domicile, déclaration de perte des documents sécurisés, certificat de vie, attestation d’accueil pour les étrangers)
• Enregistrement des recensements militaires
• Reconnaissance d’un enfant
• Déclaration de naissance
• Établissement des actes / livret de famille
• Rectification d’actes d’État-Civil
• Changement de nom et prénoms
• Préparation et organisation des mariages / PACS / Baptême Civil / audition
• Organisation du tirage au sort des jurés d’assises
• Mise à jour des tableaux de suivi de demandes et les statistiques
• Aide à la mise en place des procédures et des plannings

3. Cimetière
• Renseigner les publics
• Déclaration de décès
• Edition des autorisations funéraires (Fermeture de cercueil, crémation, inhumation, travaux, exhumation etc.)
• Acquisitions, renouvellement, transfert, conversion, rétrocessions, reprises de concessions funéraires

4. Élections
• Procédure inscriptions sur les listes électorales
• Procédure de radiation des listes électorales
• Participation à l’organisation des différents scrutins et traitement des résultats des opérations de vote
• Participation à l’organisation des commissions de contrôle, établissement et la révision des liste électorales (préparation, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux)

Profils recherchés

Environnement du poste
Relations internes : les services de la ville et le CCSR
Relations externes : la Préfecture, le Tribunal, les Notaires

Horaires : du lundi au vendredi et permanence les samedis matin

Profil : Bac ou équivalent
Expérience : minimum 2 ans au même poste préférable

Compétences :
• Qualités rédactionnelles
• Connaissance de l’environnement territorial
• Discrétion
• Rigueur
• Diplomatie