GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F) - IUT - CONTRACTUEL ET TITULAIRE

Activités principales

Accueil : étudiants, enseignants, professionnels et entreprises, accueil téléphonique.

Assistance au Chef de département et Directeurs d’études :

Participation à l’organisation des activités institutionnelles du Département : Journée Portes Ouvertes, Forum du lycéen et de l’étudiant, évènements liés à des projets étudiants, soutenances de stage

Gestion administrative :

• Traitement des e-mails, du courrier, et des appels téléphoniques

• Gestion des ordres de mission (déplacements stages + alternance)

• Gestion des enseignants vacataires

• Suivi des services enseignants et travail préparatoire à la saisie sur OSE par les enseignants, contrôle des heures effectuées

• Gestion des commandes : Contact avec les fournisseurs, demande de devis,, saisie de commandes sur SIFAC+ et suivi de la livraison jusqu’à réception,

• Élaboration des plans quadrienaux d’investissement avec le chef de département

• Élaboration des budgets annuels

Gestion pédagogique :

• Connaitre la formation, les attendus et les différentes procédures pour candidater (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France),

• CELCAT : modifications ponctuelles des emplois du temps,

• APOGEE : vérification des saisie des notes, édition des attestations provisoires de réussite, gestion des inscriptions administratives et des démissions,

• DJANGO : gestion des dossiers vacataires

• COFFRE FORT NUMERIQUE : Envois des relevés de notes après jurys et des attestations de validation d’année,

• P-STAGE : Vérification et validation des conventions de stage (avec le responsable pédagogique des stages)

• Gestion d’une cohorte (BUT1 ou BUT 2et3)

• Gestion des émargements pour les formations en alternance (BUT2, BUT3) en relation avec le responsable des alternants,

• Gestion en concertation avec les directeurs d’études des aménagements de cursus (dossiers RSE,…),

• Préparation des soutenances de fin de parcours avec le responsable des stages.

• Préparation des commissions et des documents pour les jurys (en collaboration avec les directeurs des études et le chef de département).

Contraintes particulières :

Il est possible de proposer et de mettre en œuvre des idées d’amélioration des différents processus au moyen des logiciels de bureautique et/ou de toute application qui paraîtrait adaptée (objectif : dématérialiser, automatiser, faciliter la collaboration, et simplifier lorsque c’est possible). Les missions d’un secrétariat de département sont diverses et évolutives

Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire

Type de contrat : CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires

Date limite pour postuler : 09/07/2026