Assistant(e) administratif(ve) - Location de véhicules - FREELANCE - 35h/semaine - Présentiel - Boulogne-Billancourt (92)

Une société de location longue durée de véhicules, dont les clients vont de l'artisan au chauffeur VTC en passant par les TPE et les professionnels de la livraison, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) freelance pour tenir, à son siège, plusieurs flux administratifs quotidiens : le courrier, les règlements des clients sur place et les justificatifs de dépenses. Le poste est très opérationnel et se tient sur site. Il ne demande pas une grande technicité, mais une rigueur sans faille : aucun courrier, aucun paiement, aucune contravention ni aucun justificatif ne doit être oublié, et l'on doit savoir à tout moment ce qui a été reçu, ce qui a été traité et ce qui reste en attente.

Missions principales

Gestion quotidienne du courrier (cœur du poste)

- Réceptionner, ouvrir et identifier chaque jour un volume important de courrier : courriers administratifs, clients et fournisseurs, bancaires, d'assurance, de sociétés de financement, recommandés, mises en demeure, courriers juridiques, documents liés aux véhicules, courriers d'administrations

- Repérer immédiatement les plis urgents ou porteurs d'une échéance

- Dater et tamponner chaque pli, le numériser, l'enregistrer puis le transmettre au bon service

- Suivre chaque courrier important jusqu'à sa prise en charge par le service concerné

Contraventions et forfaits post-stationnement (FPS)

- Réceptionner et enregistrer les avis de contravention, amendes, FPS, relances et majorations liés au parc de véhicules

- Noter la date de réception, numériser l'avis et transmettre les informations au service concerné

Accueil et encaissements sur place

- Accueillir les clients qui viennent régler au bureau et identifier leur dossier

- Encaisser les règlements par carte bancaire et en espèces, remettre un justificatif, enregistrer immédiatement le paiement et en informer les équipes concernées

- Tenir et contrôler la caisse, et déposer les espèces à la banque

Notes de frais et cartes bancaires professionnelles

- Collecter et contrôler les justificatifs de dépenses des collaborateurs, y compris les factures des achats réglés par carte bancaire professionnelle

- Relancer les collaborateurs quand un justificatif manque, classer les pièces et les transmettre à l'équipe comptable pour remboursement

Tableaux de suivi

- Tenir à jour les tableaux du courrier reçu, des paiements reçus sur site, de la caisse, des paiements par carte, des notes de frais, des dépenses par carte professionnelle et des justificatifs manquants

Organisation

- Présentiel au siège, à Boulogne-Billancourt : le poste ne peut pas se faire en télétravail

- Temps plein, soit 35 heures par semaine. Un rythme à 80 % est possible, avec au maximum une journée ou deux demi-journées d'absence par semaine

- Rattachement à la direction administrative et financière. Vous travaillez au sein du pôle administratif, aux côtés des pôles commercial et logistique ; la comptabilité, le recouvrement et le standard téléphonique sont assurés par une équipe de back-office à distance

- Démarrage : immédiat, ou sous quelques jours

- Statut d'indépendant obligatoire, auto-entrepreneur ou société : il s'agit d'une prestation et non d'un poste salarié

Outils utilisés

- Excel et/ou Google Sheets : maîtrise indispensable

- Word ou Google Docs, messagerie électronique, outils de numérisation et de gestion documentaire