Assistant de direction - responsable administratif & financier (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

MISSION
Vous êtes charge de l’organisation professionnelle du directeur, d’optimiser son activité, de le seconder dans les tâches administratives, de réceptionner le courrier, d’y répondre, de gérer les appels téléphoniques et sa communication.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS
Vos missions principales :
Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages
Vous organisez les déplacements du directeur
Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers
Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers
Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers
Vous intégrez les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Vous recherchez et diffusez les informations
Vous gérez le courrier de la direction
Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Vous adaptez votre discours en fonction de l'interlocuteur
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus

Vos missions secondaires :
Vous procédez à l’élaboration du budget, à l’analyse statistique et prospective de la direction
Vous gérez et exécutez le budget de fonctionnement et d’investissement
Vous assurez le suivi des marchés publics en collaboration avec les chefs de service.
Vous maitrisez les opérations comptables et recherche de financements
Vous optimisez les achats

Profils recherchés

CONNAISSANCES ET CAPACITÉS
• Connaissances des collectivités territoriales, du service public
• Compétence en matière de gestion des ressources humaines
• Outils bureautiques
• Gestion administrative et financière
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d'évènements

PROFIL
• Discrétion et devoir de confidentialité.
• Sens du service public
• Rigoureux et autonome.
• Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
• Sens des relations humaines.

CONDITIONS DU POSTE
• Cadre d’emploi catégorie B
• Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT)
• Poste à pourvoir dès que possible
·        Secret professionnel et obligation de réserve

·        Participation mutuelle

·        Participation au transport (75%)

·        Compte épargne temps

·        15 jours de RTT + 25 jours de congés annuels

·        Salaire en fonction des grilles Fonction Publique Territoriale + primes (SFT , primes semestrielles, primes sur objectifs...)

·        Comité National des Actions Sociales (CNAS) : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport...