Une ou un Secrétaire assistant mutualisé du Service Routier de Colmar- F/H (Poste n°A6470)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction des Routes, des Infrastructures et des Mobilités (DRIM) gère le réseau des routes et les transports départementaux. Elle a pour mission la construction, l'entretien, l'exploitation des routes et des itinéraires cyclables départementaux ainsi que la gestion des déplacements pour offrir un ensemble cohérent d'infrastructures.
Pour permettre aux usagers du réseau routier de se déplacer dans les meilleures conditions et en toute sécurité, la DRIM mobilise plus de 1000 agents pour gérer un réseau routier de 6350 km composé de routes et d'autoroutes.

Le service routier assure l’entretien préventif et la maintenance du patrimoine de voirie (chaussées, dépendances et ouvrages d'arts, signalisation, équipement des routes et des aires de repos) et des itinéraires cyclables sur le domaine départemental. Dans le domaine de l’exploitation, il a en charge la surveillance du réseau, le déneigement, les interventions d'urgence en relation avec les services de secours pour sécuriser les routes et rétablir la circulation. il fait la promotion des politiques départementales auprès des élus, applique et participe à l'élaboration des politiques routières et de sécurité routière.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat :
- Trie, enregistre, distribue et suit le courrier entrant et sortant, notamment dans Elise
- Assiste les Responsables du SR et des CRA : organisation de réunions, avec les élus notamment et pour les programmes routiers des CRA en fin d'année, préparation des dossiers si besoin
- Assure l'accueil téléphonique et physique du SR et des CRA en charge
- Met en forme les documents (courriers, notes, conventions, compte rendus...) si besoin, et selon la charte
- Classe et archive les dossiers en lien avec les CRA si besoin
- Assure une veille intranet et informe les agents concernés des nouveautés, les accompagne
- Participe au réseau des secrétaires du Service Routier et DRIM
- Assure la mise à jour de l'organigrammes du SRA en lien avec l'unité coordination

Assistance technique :

En lien avec le Responsable Entretien et Exploitation de la Route (REER) et le gestionnaire technique en charge du DPR :

- Aide le gestionnaire technique dans la gestion des permissions de voirie (complétude des dossiers, mise en signature, diffusion et archivage, ainsi que la saisie IMPACT et l'instruction administrative)
- Participe à la rédaction et la diffusion des réponses aux DT/DICT, actualise le tableau de suivi et gère les délais
- Mets en forme la réponse des avis sur accès, procède à l'envoi et au classement informatique

Gestion des Ressources Humaines :
- Saisit les demandes de frais de déplacements pour les agents, par délégation
- Assure la gestion des congés/RTT
- Assure la mission de référente accueil pour les nouveaux arrivants : commande le matériel, création de compte informatique, mise à jour des listes de diffusion Outlook, commande des tickets restaurant, etc., selon la procédure interne d'accueil/départ d'un agent
- Organise les rendez-vous de visite médicale à la demande en lien avec le Service Accompagnement Médico-Social des -Agents
- Assure la centralisation des documents à transmettre à la DRH (CET, SFT, remisage à domicile etc.), et fait l'interface avec les référents carrière et rémunération des agents en cas de besoin.

Soutien informatique et logistique :
- Commande les fournitures et en gère le stock
- Effectue les demandes d'intervention sous ACTIV 3 D : commande de mobilier, pannes diverses, carte de visite

Profils recherchés

- Connaissance générale des compétences de la collectivité et intérêt pour les matières techniques
- Connaissance des règles de la dactylographie et des techniques de classement et d'archivage
- Bon niveau d'orthographe et de grammaire
- Capacité à rédiger des courriers administratifs et des comptes rendus
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des logiciels métiers (Elise, CeActe…)
- Bonne expression orale et qualités relationnelles permettant de communiquer avec des interlocuteurs variés en contribuant à valoriser l'image de la collectivité
- Capacités d'adaptation et sens de la réactivité adaptée aux circonstances
- Autonomie et capacité à organiser son travail et à gérer les priorités
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'accueil et qualités d'écoute
- Goût du travail en équipe
- Sens du service public
- Des déplacements sont à prévoir entre Ingersheim, Volgelsheim et Ensisheim

Statut et particularités :

- Recrutement dans le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux ou, à défaut, par voie contractuelle.
- Poste à temps complet basé à Ingersheim, Volgelsheim ou Ensisheim avec déplacements à prévoir sur les 3 sites
- Avantages possibles : 13ème mois (complément annuel de rémunération), RTT, carte tickets restaurant, participation mutuelle/prévoyance, remboursement des abonnements de transport à 75%, forfait mobilité durable, CNAS et Amicale du personnel, ...