ASSISTANTE DE DIRECTION F/H

L'EPDSAE, créé en 1982 par le Département du Nord, est le premier Etablissement public social et médico-social de France. Il est composé de 16 établissements et services implantés sur l'ensemble du Département.

L'Etablissement concourt à l'exécution des politiques Départementales et Nationales en matière d'accompagnement, d'accueil, d'hébergement et de suivi à domicile pour les personnes en situation de fragilité. Il uvre dans les secteurs de la Prévention, de la Protection de l'Enfance (80% de l'activité) et du Handicap (20% de l'activité).

Chaque année, plus de 5700 personnes sont accompagnées par les services de l'EPDSAE. À travers 62 métiers, ce sont 1896 professionnels engagés qui permettent à l'EPDSAE de remplir ses missions de service public.

Assister le Directeur Général de l'EPDSAE dans l'organisation, la gestion administrative et la coordination institutionnelle de l'établissement, en contribuant à la qualité du fonctionnement des instances, à la fluidité des échanges et à la mise en uvre des orientations stratégiques de l'ESMS.

Assistance de direction et gestion administrative
L'assistant(e) de direction doit :
Assurer le secrétariat du Directeur Général
Gérer l'agenda, les rendez-vous, déplacements et réunions du Directeur Général
(Réservation de salle, gestion logistique et matérielle, accueil des participants)
Organiser les instances de gouvernance : conseil d'administration, CODIR, CSE, F3SCT (Convocations, dossier préparatoire, compte-rendu, procès-verbal)
Préparer et suivre les dossiers administratifs
Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes-rendus et procès-verbaux
Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs
Assurer le standard téléphonique de la Direction générale, filtrer et orienter les appels, courriers et sollicitations internes/externes

Coordination institutionnelle
L'assistant(e) de direction doit :
Assurer le suivi des congés des membres de l'équipe de direction
Mettre à jour les délégations de signature du Directeur Général et effectuer les formalités nécessaires
Organiser, suivre et transmettre les évaluations annuelles de l'équipe de direction
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs de l'Administration générale et des établissements (transmission des informations, note de service, accès à l'établissement, délégation de signature )
Faire l'interface entre la direction générale, les cadres, les services administratifs, les partenaires institutionnels et les autorités de contrôle
Participer à la circulation de l'information institutionnelle
Contribuer à la préparation des dossiers stratégiques
Organiser des événements institutionnels (réservation de salles, repas, logistique)

Communication institutionnelle
L'assistant(e) de direction doit :
Participer à la communication interne de la direction
Mettre à jour/en forme certains supports institutionnels
Veiller à la confidentialité des informations traitées

Appui auprès de la responsable des affaires générales
Rédaction de courriers ou de supports,
Préparation de dossiers
Recherche documentaire
Participation aux événements institutionnels de l'établissement

Télétravail : 1 jour par semaine sauf contrainte particulière
Temps de travail / quotité :100 %
Droits à congés :27 CA, 19 RTT et 4 CD par semestre
Horaires : Journée (du lundi au vendredi) Forfait jours
Lieu d'exercice Administration Générale- Place Abbé de l'Épée - RONCHIN