Assistant de direction (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

La Direction Europe et Rayonnement International (DERI) est composée de 120 agents, répartis en 6 services et 2 antennes, pour un total de 4 localisations (Besançon, Dijon, Bruxelles et Mayence).
Elle assure deux grandes missions :
• Elle est autorité de gestion de plusieurs programmes européens, couvrant des domaines comme l’agriculture, la recherche-innovation, la formation professionnelle, … Avec un budget de 740 M€ pour la programmation 2021-2027, elle déploie des crédits issus de différents fonds :
- Fonds Européen de Développement Régional (FEDER),
- Fonds Social Européen (FSE+),
- Fonds Européen Agricole pour le Développement Rural (FEADER),
A ce titre, elle gère des subventions directement attribuées et versées à des bénéficiaires de toute nature (collectivité, associations, entreprises, agriculteurs, …)
- Coopération transfrontalière INTERREG France-Suisse.
• Elle participe aux affaires européennes et internationales : politique européenne, partenariats, coopération, animation de réseaux de partenaires européens.

En qualité d'assitant.e de direction, vous assurez le secrétariat administratif de la direction.

Missions / conditions d'exercice

DESCRIPTIF DU POSTE
SECRÉTARIAT

Gérer et assurer une veille sur le courrier entrant et sortant de la Direction (tri, soumission, ventilation suivant les instructions du directeur aux CDS), papier et logiciel courrier
Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet) + SCRIBE
Suivi des délais de traitement des réclamations
Transmettre aux directions/services les parapheurs signés et les demandes de correction/rectification de documents
Assurer une veille sur les mails arrivés sur la boite Europe en BFC
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs, papiers et électronique (SIEL)
Réceptionner et adresser des documents (courriers, mails, )
Coordonner la transmission des notes et lettres à la hiérarchie
Suvi et établissement de rétroplannings et de comptes-rendus de réunions
Trier, classer, archives des documents, des dossiers

ORGANISATION

Assurer la coordination entre la Direction et le Pôle Stratégie (DGA)
Gérer l’agenda et le planning des congés et RTT des encadrants de la direction en lien avec l’assistante du DGA
Organiser les réunions et les déplacements de la direction et direction-adjointe
Établir les ordres de mission permanents et individuels pour l’ensemble de la direction
Gérer les notes de frais la direction et direction-adjointe
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations événementielles de la direction (notamment Comités de suivi)
Assurer le bon fonctionnement logistique du Bureau de Bruxelles et de la Maison de Bourgogne-Franche-Comté à Mayence
Assurer la mise à jour du fichier contact mails : CS FEDER, CS FEADER et CRP
Envoi des mails pour les CS FEDER et FEADER (Save the date ; invitations ; consultations écrites, compte rendus, etc…)
Participation à l’accueil des nouveaux arrivants : mise à jour des documents internes (organigramme, trombinoscopes, …), conditions matérielles d’arrivée, premières présentations du fonctionnement de la direction.

COORDINATION

Commande des billets de train pour la direction sur l’application Travel Planet, en France et à l’international (avion)
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Coordonner l’organisation des réunions de direction (invitation, salle, traiteur…)
Coordonner la rédaction et la mise au point des notes transversales à la Direction, suivi de l’outil de pilotage OneNote,
Suivi des notes produites par la direction, délai et circuit de validation
Gérer et réceptionner les commandes de fournitures de bureau de la Direction sur Besançon
Organisation et participation aux réunions hebdomadaires du collectif des encadrants de la direction

COMMUNICATION

Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface entre le hiérarchique et les partenaires extérieurs, la DG, le Cabinet, interlocuteurs internes (élus, directions, services) et externes

POLYVALENCE

Assurer à minima le remplacement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la Direction

Profils recherchés

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES

Fonctionnement de la collectivité
Accueil physique et téléphonique
Règles et Procédures
Outils bureautiques

APTITUDES REQUISES

Sens du travail en équipe
Réactivité
Relations avec les usagers et les partenaires extérieurs

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Poste localisé à Besançon ou à Dijon.
Avantages : horaires souples, jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine, jusqu’à 23 jours de RTT / an, chèques déjeuner, association du personnel, participation complémentaire santé, autres prestations sociales...

Intégrer la Région Bourgogne-Franche-Comté, c’est bénéficier de conditions de travail enviables. Le dernier baromètre social de 2023 le montre bien : plus de 80% des votants ont mis en avant la motivation à gérer leurs missions, les conditions de travail appréciées, l’autonomie pour réaliser les activités et des relations de travail satisfaisantes.

Avec huit sites inscrits au patrimoine mondial de l’UNESCO, la région Bourgogne-Franche-Comté est reconnue dans le monde entier pour son patrimoine architectural, culinaire et pour son art de vivre. Elle est également le berceau de groupes industriels de taille mondiale.

La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.