Assistant(e) du Maire et du Directeur Général des Services

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

GRILLE INDICIAIRE FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Maire de la Commune et du Directeur Général des Services, l’agent assure son secrétariat administratif particulier. Il coordonne les activités du secrétariat général, concourt au bon fonctionnement des instances municipales.
À cet effet, il assure l’accueil physique et téléphonique des administrés, les oriente vers les bons services, prépare les rendez-vous et réunions du Maire et du DGS.
Il est chargé du suivi de dossiers spécifiques, tels les dossiers des assurances et le suivi des commissions de sécurité.

Missions / conditions d'exercice

Assistanat du Directeur général des services et du Maire :
• Secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale
• Mise à jour et suivi du tableau des « doléances » avec accusé réception de tous les courriers et courriels reçus.
• Rédaction de propositions de courriers en réponse aux administrés
• Relance des services en charge des réponses à apporter
• Gestion, planification et coordination de la tenue des agendas du DGS et du Maire ; organiser des réunions, des déplacements…
• Recensement et mise en forme des dossiers en vue des réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions et mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes rendus, etc.)
• Gestion de la circulation des parapheurs
• Gestion des priorités, alerte et interaction pour respecter les échéances liées aux processus de la Mairie : relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
• Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
• Suivi des déclarations d’assurance : déclaration, suivi des remboursements,…
• Suivi des commissions de sécurité : convocation, PV, tenue d’un tableau de suivi

Gestion du service :
• Force de proposition dans l’amélioration des processus en place
• Suivi en matière de commande de matériel nécessaire à la bonne exécution du travail du service
• Suivi de la ligne budgétaire de secrétariat général et préparation budgétaire
• Suivi des autorisations et des bons de restauration, transmission et contrôle des factures
• Traitement et suivi de tous les avis de contravention reçus en Mairie
• Classement et archivage des documents administratifs

Profils recherchés

• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement dans la fonction publique territoriale ou un environnement institutionnel.
• Excellentes compétences rédactionnelles et maîtrise parfaite du français écrit et oral.
• Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer les priorités et à anticiper les besoins.
• Discrétion, loyauté et sens du service public.
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, messagerie électronique, gestion documentaire).
• Capacité à travailler en transversalité avec différents interlocuteurs et à gérer des situations sensibles.

Cadre d’emploi : Adjoint administratif/rédacteur
Statut : fonctionnaire ou contractuel de droit public
Niveau d’études : bac + 2 minimum
Temps de travail : 36 h30 hebdomadaires du lundi au vendredi
Congés : CA + RTT