Assistant ou Assistante gestion de projets AMI CMA F/H (REF 297)

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. L'Université de Toulouse est porteuse des projets OSMOSE et PEGASE, financés dans le cadre de l'AMI Compétences et Métiers d'Avenir du plan France 2030. Ces deux projets visent à répondre à la nécessité d'attirer et former les talents et acteurs de demain pour les filières de la cybersécurité et de l'avion bas carbone respectivement. Pour accompagner un développement important de ces secteurs d'activité en Occitanie (et plus largement en France), et répondre aux besoins des industriels, ces projets impliquent la création de nouvelles formations et l'adaptation de l'offre de formation existante et s'appuient sur un large réseau de partenaires pour l'élaboration et la diffusion de contenus d'enseignement. En tant que qu'Assistant.e en gestion des projets OSMOSE et PEGASE, vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Pôle Grands Projets de l'Université de Toulouse, au sein du domaine DRIVI (Domaine Recherche, Innovation, Valorisation, et International), et travaillerez en lien fonctionnel direct avec les deux cheffes de projet et les responsables scientifiques. Le poste est réparti à 50% sur chaque projet. Présentation du projet OSMOSE : Le projet OSMOSE s'inscrit dans une stratégie territoriale ambitieuse visant à renforcer durablement les compétences de la filière cybersécurité en Occitanie. Au cœur d'un écosystème dynamique couvrant des secteurs stratégiques — transports, spatial, santé, IoT, numérique — le projet constitue le pilier formation du futur Campus Cyber Occitanie. Soutenu par un financement de l'ANR de 6 millions d'euros sur cinq ans de novembre 2025 à octobre 2030, pour un budget global de 10 millions d'euros, OSMOSE fédère 21 partenaires académiques, industriels et socio-économiques. Ensemble, ils structurent une offre de formation innovante et contribuent à renforcer l'excellence et l'attractivité de la filière cybersécurité en région. Ce projet est piloté par une cheffe de projet, en collaboration étroite avec le porteur scientifique du projet à Toulouse. Présentation du projet PEGASE : Le projet PEGASE est un projet de formation AMI CMA (Compétences et Métiers d'Avenir) qui s'inscrit dans la filière aéronautique et avion bas carbone sur le territoire de l'Occitanie et de la Nouvelle Aquitaine. Ce projet est constitué d'un consortium de 41 partenaires (acteurs de l'enseignement secondaire, de l'enseignement supérieur, de l'industrie...). et est structuré en 5 lots. Il est coordonné par l'Université de Toulouse et financé par le programme France 2030 pour une durée de 5 ans de novembre 2025 à octobre 2030 et est doté de 12M€ de subvention. Ce projet est piloté par une cheffe de projet, en collaboration étroite avec le porteur scientifique du projet, ainsi qu'une cheffe de projet déléguée à la Région Nouvelle-Aquitaine basée à Bordeaux. Mission L'assistant ou l'assistante gestion de projet est chargé.e d'assister la cheffe de projet OSMOSE à 50% ainsi que la cheffe de projet PEGASE à 50% dans la mise en œuvre administrative, logistique et financière de ces deux projets. Le poste proposé concerne plus spécifiquement la réalisation d'opérations administratives et de reporting. Sous la responsabilité du Pôle Grands Projets, en lien fonctionnel direct avec les cheffes de projet, et en relation étroite les services supports de l'UT, vos missions sont les suivantes :

• Accompagner la mise en place opérationnelle du projet, en lien étroit avec la cheffe de projet, les instances de gouvernance, et le consortium du projet ainsi que les services de l'administration centrale de l'UT.
• Suivre et mettre à jour les documents contractuels de type conventions de reversement.
• Réaliser et suivre les actes de gestion administrative au quotidien (demandes d'achat, ordres de mission, réservations de voyage,...) dans le respect des procédures internes et de la règlementation applicable.
• Contribuer à l'organisation et à la préparation des instances du projet, participer à ces instances, et assurer assurer la production des comptes rendus.
• Participer à l'organisation logistique d'évènements ainsi qu'à la communication interne et externe du projet.
• Contribuer à la définition, l'amélioration et la mise à jour des outils nécessaires à la gestion du projet et au suivi des indicateurs.
• Collecter les informations nécessaires auprès des partenaires pour les différents reportings des projets, contribuer à leur contrôle, produire des synthèses et les proposer à la validation avant transmission.
• Recueillir les indicateurs de suivi de projet et compléter des tableaux de bord.
• Accompagner la production de bilans et livrables relatifs au projet.
• Participer à la gestion administrative globale du Pôle Grands Projets et à la dynamique de l'équipe.

Profil Connaissances :

• Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur
• Comprendre l'enjeu des projets financés par l'Etat
• Connaître le fonctionnement des achats publics

Serait un plus :

• Connaître le fonctionnement et les process des universités
• Connaissances en matière de communication

Savoir-faire technique :

• Maîtriser le suivi administratif et financier
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint...)
• Avoir une bonne capacité de synthèse
• Avoir bonne aisance rédactionnelle et expression orale
• Avoir des compétences en communication.

Savoirs comportementaux :

• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Faire preuve d'autonomie et de prise d'initiative
• Savoir rendre compte et travailler en équipe
• Etre polyvalent et avoir la capacité à s'adapter.

Diplôme requis : BAC+3 (Licence, BUT) Durée Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience) Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Une expérience similaire en tant que gestionnaire administratif ou assistant de projet serait appréciée. Conditions générales du poste : Catégorie du poste : A Corps de recrutement : ASI ou équivalent Quotité de travail : 100% Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026 Poste ouvert uniquement aux contractuels Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD de 4 ans, jusqu'à la fin des projets le 31/10/2030 Localisation géographique : Université de Toulouse 118 route de Narbonne 31062 Toulouse Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 2 Rémunération : comprise entre 1944,50 € et 2648,46 € brut en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 264,50€. Politique Sociale et Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail pour les personnels BIATSS (si contrat > à 10 mois) : 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé - Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Crèche