Assistant Formation en alternance H/F

PIGIER Montpellier Millénaire, la Business School de l'alternance recherche un Assistant Formation H/F en apprentissage, pour une entreprise partenaire située sur Montpellier. Cette entreprise est spécialisée dans la formation.

Votre objectif est de passer une formation d'attachée de direction en alternance !
Votre école est située à Montpellier au quartier Millénaire et votre entreprise à Montpellier, votre engagement est de 24 mois, c’est-à-dire jusqu’à l’obtention de votre diplôme.

Type de contrat : Alternance

Lieu : Montpellier (34), déplacements sur la région Occitanie

DESCRIPTIF DES MISSIONS

APPUI A L’ADMINISTRATION FORMATION :

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES PRESTATIONS DE FORMATION

▪ Réaliser les formulaires d’inscription.

▪ Suivre les inscriptions.

▪ Établir et suivre les documents administratifs pour l’ensemble de l’axe formation en lien avec les coordinateurs pédagogiques et la coordinatrice formation.

▪ Faire le lien sur ces aspects avec les stagiaires, les employeurs et les partenaires financeurs, dont les organismes de financement de la formation professionnelle.

▪ Envoyer les convocations.

▪ Assurer la mise à jour des outils de suivi administratif.

▪ Apporter un appui à la rédaction des bilans quantitatifs et qualitatifs des actions formation.

APPUYER LA GESTION FINANCIÈRE

▪ Assurer la mise à jour de certains outils de suivi financier de l’activité de formation.

▪ Monter des dossiers de financements.

SUIVRE LES OUTILS PÉDAGOGIQUES

▪ Assurer le suivi des outils pédagogiques.

▪ Réaliser les formulaires d’évaluation.

▪ Envoyer et / ou suivre et / ou relancer le renseignement des évaluations par les participants et / ou formateurs des formations professionnelles, selon les modèles arrêtés par les coordinateurs pédagogiques.

APPUYER L’ORGANISATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS EN LIEN AVEC LES COORDINATEURS PÉDAGOGIQUES

▪ Déterminer les lieux, repas, nuitées.

▪ Établir et suivre les devis et factures.

▪ Gérer le matériel nécessaire.

▪ Réaliser et suivre les liens de covoiturage.

▪ Établir les plans pour se rendre sur les lieux.

APPUI A LA COORDINATION GLOBALE DE LA FORMATION :

APPUYER A LA RÉDACTION DE DOCUMENTS

▪ Aider à la réalisation des bilans quantitatifs et qualitatifs de l’activité de formation.

▪ Relire les comptes-rendus des COPILS.

SOUTIEN A LA VEILLE

▪ Effectuer une veille permanente sur les actualités concernant la formation professionnelle.

▪ Produire des synthèses concernant les enjeux pour la formation EEDD en Occitanie.

APPUI A LA COMMUNICATION DE L’ACTIVITÉ FORMATION

▪ Rédiger et diffuser les A votre agenda et les programmes de formation.

▪ Rédiger des articles web (actu formation, informations, évaluation, offre de formation).

▪ Mettre à jour le site-emploi formation en lien avec la coordinatrice formation.

▪ Co-rédiger des plaquettes de promotion ou d’information.

▪ Mettre à jour les formations sur les différents sites extérieurs dédiés.

PARTICIPATION A LA VIE D’ÉQUIPE ET A LA VIE ASSOCIATIVE

▪ Participer aux réunions et séminaires d’équipe.

▪ Participer à la mutualisation des compétences et connaissances en interne de l’équipe.

▪ Participer au renforcement des liens humains entre les membres de l’équipe.

▪ Participer à l’Assemblée Générale, ainsi qu’aux CA selon les ordres du jour et la disponibilité.

CAPACITÉS ET SAVOIRS NÉCESSAIRES A LA TENUE DU POSTE :

SAVOIRS

▪ Connaissance du champ de la formation professionnelle.

▪ Connaissance de la démarche qualité.

SAVOIR-FAIRE

▪ Maitrise des logiciels bureautique.

▪ Qualités rédactionnelles.

▪ Capacité à comprendre et suivre des procédures.

▪ Montage de budget.

▪ Travail en équipe.

SAVOIR-ÊTRE

▪ Relations humaines : diplomatie, capacité d’instaurer des relations de confiance avec ses interlocuteurs, capacité d’argumenter et de négocier. Aisance relationnelle.

▪ Rigueur, organisation, méthode, réactivité et disponibilité.

▪ Autonomie et gestion des priorités.

▪ Capacités d’analyse, d’initiative, de technicité et d’adaptation aux changements rapides.

▪ Adhésion aux valeurs humanistes et à l’éducation à la citoyenneté pour tous, tout au long de la vie.