Assistant(e) de direction du Maire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Indiciaire + IFSE + CIA + tickets retaurant + action sociale

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de Madame le Maire, l’Assistant(e) de Direction du Maire a en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions.
Il ou elle conduit la gestion administrative et matérielle de l’activité du Maire et de son Cabinet. Il ou
elle apporte une aide permanente au Maire et à son directeur de cabinet en terme d’organisation personnelle, de gestion des plannings, d’organisation des réunions, de communication,
d’information, d’accueil, de suivi du courrier parapheurs, d’organisations des déplacements, d’élaborations de dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, il ou elle sollicite régulièrement l’ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.

Missions / conditions d'exercice

– Accueil physique et téléphonique des administrés, premier filtre sur la gestion des demandes, évaluation des urgences, priorisation de l’activité
– Gestion et suivi des courriers et mails adressés au Maire
– Gestion des invitations adressées au Maire
– Gestion de l'agenda, des rendez-vous et réunions du Maire
– Courriers, invitations, mailing, rapports, prise de note,
– Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
– Établissement des états de remboursements des frais de transport et de déplacement du Maire et des élus
– Rédaction de divers courriers et rapports
– Gestion du tableau de présence des agents du cabinet et de la communication
– Écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires

Profils recherchés

- Autonomie dans l'organisation du travail
- Responsabilité dans l'exécution des tâches accomplies, garanti la sécurisation des actes
- Rigueur dans l’exercice des missions
- Grande réactivité
- Connaissance du fonctionnement des différents services
- Sens de l'organisation
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, Internet, gestion boites mail, agenda et permanence électronique…)
- Grande capacité relationnelle, représentation du Maire et de son cabinet
- Loyauté
- Prise de note, établissement de rapport de synthèse,
- Disponibilité, adaptabilité.
- Qualité dans l’expression orale et écrite