Agent d'accueil et administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.

Avec 322 928 habitants, l’établissement public territorial GPSO est le 3e pôle d’emploi d’Île-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes : Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d’Avray.
Créé en 2010, GPSO allie dynamisme économique et qualité de vie. L’établissement place les habitants au cœur de ses priorités, grâce à des services publics performants et des compétences variées.
1 000 agents engagés participent activement à la mise en œuvre des projets de GPSO, intercommunalité intégrée et innovante. L’évolution professionnelle est encouragée par une politique de formation ambitieuse et des opportunités de mobilité interne.

Descriptif du poste
Placé sous l’autorité du Responsable administratif et financier du Conservatoire de Vanves, l’agent d’accueil et administratif dépend du service administratif et financier du conservatoire de Vanves. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Conservatoire de Vanves. Il suit les dossiers administratifs et les gère selon l’organisation du service administratif et financier. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail du service administratif et financier.
Contexte et environnement du poste
Le conservatoire de Vanves accueille ses élèves et professeurs au sein d’un nouveau bâtiment inauguré en 2015. Le conservatoire réunit 734 élèves encadrés par 43 enseignants. La musique, la danse et l’art dramatique y sont enseignés.

Depuis plus de 15 ans, le conservatoire de Vanves s’investit notamment dans le développement des musiques actuelles. Dans un esprit très convivial, l’équipe du conservatoire travaille sur le décloisonnement des musiques et des disciplines artistiques en élaborant de nombreux projets transversaux, et incite ses élèves à développer leur créativité par l’écriture et l’improvisation. Les cours individuels sont complétés par des ateliers de pratiques collectives. 23 formation instrumentales et vocales accueillent les élèves : de l’orchestre classique au Big Band, en passant par l’ensemble de musique ancienne et par la chorale des adultes.

Placé sous l’autorité hiérarchique la responsabilité de la Responsable administratif et financier, l’agent d’accueil et administratif dépend du service administratif du Conservatoire. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail du service administratif du Conservatoire de Vanves. Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation.
La composition de l’équipe est la suivante : un responsable administratif et financier, deux agents d’accueil et administratif, une secrétaire chargée de la scolarité et un régisseur chargé d’accueil et un régisseur.

Missions / conditions d'exercice

• Activités d’accueil et de surveillance
- Accueillir le public (physique et téléphonique)
- Surveiller les allées et venues à l’intérieur des locaux

• Activités administratives
- Saisir les absences des élèves sur le logiciel Imuse
- Préparer les courriers postaux et les mettre sous pli
- Transmettre les informations aux usagers
- Recueillir les demandes d’information des familles et transmettre aux personnes concernées
- Soutenir le secrétariat de scolarité
- Assister le responsable administratif pour la gestion du parc instrumental.

Relations internes et externes

. Collaboration transverse avec l’ensemble des services internes de GPSO et plus particulièrement avec les agents de la Direction Générale Adjointe en charge de la Culture et des Sports, la DMG et la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public.
. Contacts réguliers avec les prestataires externes et le public transgénérationnel.

Profils recherchés

Compétences techniques
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Accueil physique et téléphonique
• Capacité à gérer les flux de public
• Capacité à diriger les usagers et le public
• Planification et suivi administratif
• Traitement des dossiers et saisie des documents (tri des courriers électroniques et postaux)

Compétences professionnelles
• Maîtrise du pack office (word, excel, powerpoint)
• Capacité à signaler à la hiérarchie les dysfonctionnements et dégradations
• Qualité rédactionnelle
• Communication orale
• Polyvalence
• Réactivité
• Gestion des priorités
• Sens du service public
• Capacité à gérer des situations urgentes
• Rigueur
• Sens de l’organisation

Compétences relationnelles
• Sens de l’accueil et de l’écoute, qualités relationnelles
• Patience
• Calme
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équjpe
• Dynamisme et esprit d’initiative
• Confidentialité
• Loyauté
• Ponctualité
• Adaptabilité

Diplômes requis
• BEP ou BAC
• Expérience de 2 ans minimum souhaitée sur un poste similaire au sein d’un conservatoire appréciée
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial
• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et contractuels.

Contraintes liées au poste
Les congés seront pris pendant les vacances scolaires en assurant une permanence en alternance avec le reste de l’équipe.
Présence obligatoire chaque samedi
Au vu des caractéristiques du poste, une présence à l’ensemble des manifestations publiques en semaine et les week-ends, en journée et en soirée est obligatoire.

Pourquoi nous rejoindre ?
• Intégrez une équipe engagée et dynamique
• Contribuez à des projets variés, utiles et visibles
• Évoluez dans un environnement stimulant, au cœur d’un territoire dynamique et au service de la qualité de vie des habitants

Les avantages de GPSO
• Mobilité durable : prise en charge à 75 % du Pass Navigo et/ou du forfait mobilités durables. Indemnité vélo jusqu’à 300 € par an.
• Restauration : accès à la cantine d’établissement avec participation employeur.
• Comité des Œuvres Sociales (COS) : cotisation mensuelle de 15 € pour bénéficier d’avantages équivalents à ceux d’un comité d’entreprise, dont 700 € de chèques vacances dès la 2e année.
• Congés et RTT : 25 jours de congés annuels + 23 jours de RTT pour une année complète, dont 1 jour travaillé au titre de la journée de solidarité.