AGENT D'ACCUEIL - RENFORT ETE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre d'un CDD du 03/08 au 31/08/2026
Mission principale :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de l'Hôtel d'Agglomération.
- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant.
Activités :
* Accueil et relation usagers
- Accueil physique et téléphonique des usagers : informer, orienter et accompagner.
- Traitement des boîtes mails « Accueil » et « Agglo » et gestion des demandes via la plateforme GRU.
* Courrier, colis et reprographie
- Réception, tri, enregistrement, copie et distribution du courrier entrant.
- Affranchissement et expédition des courriers et colis sortants.
- Gestion de la réception des livraisons.
- Réalisation de travaux courants de reprographie.
* Logistique, moyens généraux et réservations
- Gestion des plannings Outlook des VAE, de l'Office traiteur et, ponctuellement, des salles de réunion.
- Suivi, organisation et mise en valeur de l'espace Accueil et Repro.
* Appui administratif et transversal
- Aide ponctuelle aux secrétariats et accueils des services/directions (tâches de reprographie, appui logistique et administratif).
- Appui au responsable du service : création de documents, mise en page de procédures, élaboration de tableaux de suivi et de plannings.
- Participation à la mise à jour des supports internes : organigrammes, procédures, affichages, signalétique, etc.

Compétences associées :
* Maîtrise des techniques d'accueil du public
* Excellentes compétences en communication orale et écrite
* Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services
* Capacité à gérer et organiser des agendas sous Outlook
* Gestion d'un standard téléphonique (accueil, orientation, filtrage, transfert)
* Maîtrise des outils bureautiques suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams
Qualités requises :
* Sens aigu du service public et engagement envers l'intérêt général
* Sens de l'accueil : capacité à recevoir le public avec courtoisie, bienveillance et professionnalisme
* Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations échangées
* Diplomatie : aptitude à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et maîtrise de soi
* Disponibilité et réactivité face aux besoins des usagers et des services
* Bonne communication, adaptée aux différents interlocuteurs
* Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, à respecter les délais et à rester méthodique
* Maîtrise du stress : savoir rester efficace et posé en situation de forte affluence ou d'imprévu
* Polyvalence : aptitude à adapter son activité à divers publics, demandes et missions
* Esprit d'équipe : capacité à collaborer efficacement avec les autres services et à partager l'information
Savoir-être :
* Excellente écoute, empathie et courtoisie dans les relations avec les usagers et l'équipe
* Grande ponctualité et assiduité
* Respect de la hiérarchie, des procédures et du cadre réglementaire
* Autonomie dans la gestion des tâches courantes
* Adaptabilité et flexibilité face aux changements et imprévus
* Attitude positive, constructive et professionnelle
* Présentation soignée et adaptée au contact avec le public
Savoir-faire :
* Accueillir, informer et orienter le public, en présentiel comme à distance
* Gérer un standard téléphonique (réception, filtrage et transfert des appels, prise de messages, accueil téléphonique de qualité)
* Traiter le courrier et les mails (réception, tri, diffusion, suivi)
* Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de relation usagers
* Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public en privilégiant l'écoute et la recherche de solutions
* Réaliser les tâches administratives courantes (saisie, mise en forme de documents, classement, archivage...)
* Hiérarchiser les priorités et organiser son activité en fonction des urgences
* Appliquer les procédures internes et être force de proposition pour les faire évoluer ou les améliorer
* Garantir la confidentialité et la sécurité des informations traitées

Missions / conditions d'exercice

Dans le cadre d'un CDD du 03/08 au 31/08/2026

Mission principale :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de l'Hôtel d'Agglomération.
- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant.
Activités :
* Accueil et relation usagers
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : informer, renseigner et orienter.
- Traiter les boîtes mails « Accueil » et « Agglo » et suivre les demandes.
- Gérer et orienter les sollicitations via la plateforme GRU.
* Courrier, colis et reprographie
- Réceptionner, trier, enregistrer, copier et distribuer le courrier entrant.
- Assurer l'affranchissement et l'expédition des courriers et colis sortants.
- Gérer la réception des livraisons.
- Réaliser des travaux courants de reprographie.
* Logistique, moyens généraux et réservations
- Gérer les plannings Outlook des VAE, de l'Office Traiteur et, ponctuellement, des salles de réunion.
- Assurer le suivi et l'organisation de l'espace Accueil et Repro.
* Appui administratif et transversal
- Apporter un appui ponctuel aux secrétariats et accueils des services/directions (tâches de reprographie, mises en forme simples, etc.).
- Assister le responsable du service : création de documents, mise en page de procédures, réalisation de tableaux de suivi et de plannings.
- Contribuer à la mise à jour des supports internes : organigrammes, procédures, affichages, signalétique, etc.

Profils recherchés

Compétences associées :
* Maîtrise des techniques d'accueil du public
* Excellentes compétences en communication orale et écrite
* Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services
* Capacité à gérer des agendas sous Outlook
* Gestion d'un standard téléphonique (accueil, orientation, filtrage)
* Maîtrise des outils suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams
Qualités requises :
* Sens aigu du service public et engagement fort envers l'intérêt général
* Sens de l'accueil : capacité à recevoir le public avec courtoisie et professionnalisme
* Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations échangées
* Diplomatie : aptitude à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et tact
* Disponibilité et réactivité face aux besoins des usagers et des services
* Excellente communication, à l'oral comme à l'écrit
* Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans se disperser
* Maîtrise du stress : savoir rester efficace en période de forte affluence ou en cas d'imprévus
* Polyvalence : aptitude à adapter son activité à différents interlocuteurs et missions
* Esprit d'équipe : collaborer efficacement avec les autres services
Savoir-être :
* Excellente écoute, empathie et courtoisie dans les relations avec les usagers et l'équipe
* Grande ponctualité et assiduité
* Respect de la hiérarchie, des procédures et du cadre réglementaire
* Autonomie dans la réalisation des tâches courantes
* Adaptabilité et flexibilité face aux imprévus et changements de priorités
* Attitude positive, professionnelle et constructive
* Présentation soignée et adaptée au contact avec le public
Savoir-faire :
* Accueillir, informer et orienter le public, en présentiel et par téléphone
* Gérer un standard téléphonique (réception, filtrage, transfert, prise de messages, qualité de l'accueil téléphonique)
* Traiter le courrier et les mails (réception, tri, diffusion, réponses courantes)
* Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de relation usager
* Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et professionnelle
* Réaliser les tâches administratives courantes (saisie, classement, archivage, mise à jour de dossiers)
* Hiérarchiser les priorités et respecter les délais
* Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration
* Garantir la confidentialité et la protection des informations traitées