Officier d'état civil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Rattaché sous l'autorité du DGS, l'agent d'état civil instruit et constitue les actes d'état civil, enregistre et délivre les documents administratifs.

Missions / conditions d'exercice

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
- Instruction et constitution des actes d’état-civil
- Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, pacs décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…)
- Délivrance d'actes d'état civil
- Délivrance des autorisations funéraires
- Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…)
- Enregistrement et délivrance des documents administratifs
- Traitement des demandes de cartes d’identité, de passeports biométriques, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire
- Assurer le traitement du courrier
- Établir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers Élections
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections
- Organiser la commission de contrôle des listes électorales
- S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
- Relation entre les différents acteurs pour les cérémonies de dépôt de gerbe,
- Gestion des diplômes et organisation de la remise des Médailles du Travail le 1er mai
- Relation avec la population pour le tirage au sort des jurés d'assises
- Relation avec les jeunes de 16 ans pour la JDC
- Communication avec le service social pour les cérémonies, événements ou attention aux personnes de plus de 65 ans
- Communication avec le service scolaire/social pour la cérémonie des nouveaux arrivants et accueil des nouveaux nés
- Préparation et organisation des opérations de recensement de la population en partenariat avec l’INSEE

Profils recherchés

* Savoirs (connaissances) :
- Connaissance de la réglementation en matière d’Etat-civil
- Connaissance des bases du Code Electoral
- Connaissance en matière funéraire
- Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
-Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)

* Savoir-faire (compétences) :
- Solide expérience de l’accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.

* Savoir-être (qualités requises) :
- Savoir s’organiser dans son travail
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Respecter le devoir de confidentialité