Gestionnaire instances et assurances (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (29 000 habitants) œuvre avec cœur pour pérenniser et développer un service public de qualité en direction de sa population.

Sous la responsabilité du Directeur des affaires juridiques, vous êtes le référent sur la gestion et le suivi des instances municipales. Vous assurez également la gestion des sinistres d'assurances ainsi que le secrétariat de la Direction générale. À ce titre, vous conseillez, accompagnez et alertez les décideurs sur les enjeux juridiques de la collectivité et contribuez à la sécurisation des décisions stratégiques.

Missions / conditions d'exercice

Référent des instances municipales
• Assurer la préparation et l’organisation des instances municipales : élaboration des plannings semestriels, préparation des ordres du jour, constitution et diffusion dématérialisée des dossiers, préparation des dossiers physiques et des documents de séance (dossier du Maire, fiches de suivi pour la Direction générale) ;
• Assurer le suivi du Conseil municipal : mise en forme des délibérations approuvées, transmission au contrôle de légalité et aux services concernés, tenue des registres et répertoires, suivi de l’exécution des délibérations (tableaux de bord, échéances des conventions), rédaction des procès-verbaux et archivage des séances ;
• Assurer l’élaboration et le suivi des décisions et arrêtés municipaux : contrôle et correction des projets transmis par les services, gestion des décisions signées (publicité, notification, transmission au contrôle de légalité, intégration dans les bases de données) et suivi des tableaux de bord associés ;
• Assurer la mise à jour et le suivi des outils de gestion et de traçabilité des instances.
Secrétariat de la direction
• Assurer la gestion administrative courante de la direction : rédaction de courriers, notes et mails, gestion des appels téléphoniques, accueil physique du public et suivi des activités de secrétariat.
Gestion des assurances
• Assurer la gestion des dossiers de sinistres (dommages aux biens, responsabilité civile, automobile et dommages ouvrages) : déclaration, suivi des dossiers avec les compagnies d’assurances, participation aux expertises en lien avec les services techniques et traitement des indemnisations ;
• Assurer le suivi et l’actualisation des tableaux de bord des dossiers d’assurances ;
• Assurer le suivi financier des cotisations et remboursements via les outils dédiés (logiciel CIRIL NET).

Polyvalence
• Assurer une permanence sur le service courrier en cas de besoin ou d’absence des agents du service.

Profils recherchés

- Très bonnes connaissances de l’environnement territorial ;
- Maîtrise des procédures administratives et capacité à les appliquer avec rigueur ;
- Sens de l’organisation et gestion efficace des échéances ;
- Aptitude à travailler en transversalité avec différents services et partenaires ;
- Excellente maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
- Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité ;
- Bonnes connaissances juridiques des actes administratifs ;
- Disponibilité et sens du service public.