Chargé.e d’administration

Secteur

Festival, danse

Description de l'entreprise/de l'organisme

Depuis 1996, le Festival de Marseille est le principal festival de danse de la Région Sud, avec une programmation contemporaine, internationale et ouverte sur le monde. Chaque été, pendant 25 jours, à partir de la mi-juin, il investit la ville avec près de 70 événements : danse, performances, et projets participatifs en lien avec le territoire. Avec environ 20 000 spectateur·ices chaque année, il fait dialoguer artistes émergent·es et reconnu·es, scènes locales et internationales. Profondément ancré à Marseille et ouvert sur la Méditerranée, le Festival fait de la ville un véritable espace de création et de rencontre.
Rejoindre le Festival de Marseille, c’est intégrer une équipe engagée et participer à un évènement artistique et culturel d’envergure.

Description du poste

Au sein d’une équipe permanente de 9 personnes, sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, et avec le soutien ponctuel d’une assistante administrative en apprentissage, il/elle exerce les missions suivantes :

Gestion administrative, juridique, budgétaire et comptable

Gestion sociale du personnel
- Gestion des formalités d’entrée et de sortie du personnel permanent, CDD et intermittent du spectacle
- Préparation des contrats de travail, gestion des tickets restaurant, suivi des congés, des notes de frais
- Réalisation des bulletins de paie en lien avec la responsable administrative et la régisseuse générale pour les paies des techniciens intermittents
- Réalisation des déclarations sociales afférentes
- Contribue à la veille sociale, à l’application de la convention collective, à formaliser des procédures
- Suivi des demandes de formation
- Contribue à la communication interne

Gestion comptable et Assistance administrative
- Suivi de la comptabilité générale et analytique ; transmission des pièces comptables au cabinet d’experts
- Participe à la préparation des éléments nécessaires pour le bilan financier de fin d’exercice
- Devis, facturation, suivi des caisses, des paiements et règlements des factures
- Suivi de la trésorerie
- Contrôle les recettes de billetterie pendant le Festival en lien avec la chargée de billetterie
- Aide à la préparation des conseils d’administration et assemblées générales et démarches liées aux changements statutaires
- Participe à l’élaboration des demandes de subventions
- Contrôle l’éligibilité et saisie les dépenses des programmes européens, le cas échéant
- Accompagnement du pôle production sur les aspects budgétaires RH et participe à la veille juridique notamment concernant le suivi des formalités liées à l’accueil d’artistes étranger·es
- Assure le suivi administratif des droits d’auteur
- Elaboration des comptes rendus des réunions d’équipe
- Classement et archivage pour le service administration
- Coordination de la maintenance, suivi des contrats des prestataires, gestion des commandes
- Assure le bon fonctionnement des espaces de travail (bureaux, équipements)

Description du profil recherché

Compétences requises :
Maîtrise de la paie spécifique au spectacle vivant et idéalement connaissance du logiciel Spaiectacle
Connaissance de l’environnement administratif, social et juridique du spectacle vivant
Connaissances en comptabilité, la pratique de la plateforme de gestion Pennylane serait un plus
Aisance avérée dans la manipulation d’outils informatiques (paie, gestion/comptabilité, bureautique)
La maîtrise de l’Anglais serait un plus.

Qualités requises :
Capacités organisationnelles, rigueur, sens des priorités, capacités d’anticipation, discrétion
Esprit d’initiative et autonomie
Forte aptitude au travail en équipe et très bon relationnel
Vous serez amené·e à travailler avec chacun des services, vous jouerez un rôle essentiel de coordination et de partage des informations ; cela nécessite écoute et ouverture d’esprit.

Description de l'expérience recherchée

2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le spectacle vivant