Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistanat auprès de la DGA en charge de l'Attractivité : gestion de l'agenda, suivi des dossiers et courriers sensibles ou identifiés en lien avec la Direction Générale des Services et les autres Directions.

Gestion administrative du Pôle Syndicats Mixtes : secrétariat, préparation des réunions de comités syndicaux, gestion des agendas partagés, mise à jour de listes et notamment des membres des comités syndicaux, rédaction de certains rapports et délibérations, transmission de tous les actes dématérialisés au contrôle de légalité, publication de ces actes dématérialisés sur le site internet du Département et sur les sites des syndicats mixtes qui en sont dotés, rédaction des recueils des actes administratifs, utilisation du logiciel Kolok, utilisation de Share-point, etc...

Aide ponctuelle auprès des collègues secrétaires du Secrétariat Général

Missions / conditions d'exercice

Description détaillée
Gestion de l'agenda de la Directrice Générale Adjointe
Suivi et classement des dossiers et courriers sensibles ou identifiés en lien avec la Direction Générale des Services et les autres Directions
Rédaction de décisions, rapports et délibérations formels pour mise en signature
Frappe de courriers, notes, rapports, etc...
Organisation des réunions de comités syndicaux et d'autres réunions de préparation de ces comités en téléconférence, réalisation de PowerPoint , de cartographie (SIG et Autres)
Suivi et publication des délibérations, arrêtés et décisions des syndicats mixtes

Enregistrement du courrier arrivé et départ
Permanence téléphonique
Gestion et mise à jour des abonnements, fournitures

Profils recherchés

Connaissance des services du Conseil Départemental et de l'ensemble des activités des
Syndicats Mixtes
Etre polyvalente
Etre méthodique, organisée, rigoureuse, ponctuelle et disponible
Savoir faire preuve d'initiative
Savoir travailler en équipe