Agent polyvalent d'accueil et de secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

A la suite d'une mutation d'un agent et à la réorganisation du service, la commune de Saint-Colomban recherche un agent polyvalent en charge de l'accueil avec des missions de secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS DU POSTE
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et tout type de public
- Renseignement et orientation du public
- Etat civil et cimetière
- Vie locale
- Secrétariat et appui à la Direction Générale des services
- Traitement des affaires sociales
Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation des correspondants
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics

Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Transmission et suivi des réclamations

Etat civil - cimetière
- Rédaction et délivrance des actes d’état civil : naissance, reconnaissance, mariage, transcriptions et décès, gestion des livrets de famille ;
- Délivrance des extraits et copies d’acte d’état-civil ;
- Réception et traitement des dossiers de mariage, PACS, parrainages civils des demandes de changement de nom et de prénom…
- Tenue des registres d’état-civil : mentions marginales, ouverture et clôture (tables et reliures)
- Cimetière : règlement à mettre en place, délivrance des autorisations pour les opérations funéraires, gestion des concessions funéraires

Vie locale
- Réservation des salles municipales : gérer et enregistrer les demandes (logiciel 3D ouest)
- Relation avec les associations : gestion du planning des salles, débit de boisson…

Secrétariat
- Gestion du courrier : réception, distribution et expédition
- Gestion des mails de la boite générique Voir email sur emploi-territorial.fr
- Tâches administratives diverses : Rédaction de projet de courriers, prise de rendez-vous (élus, administrés, …)
- Réception et instruction des dossiers d’attestations d’accueil
- Recensement citoyen des jeunes de 16 à 25 ans
- Traitement des demandes de légalisation de signature, de changement de résidence, de certificat de vie
- Toutes formalités administratives
- Suivi du Conseil Municipal (convocation, traitement des délibérations, suivi dossiers…)
- Affaires sociales : suivi du Conseil d’administration du CCAS (convocation, rédaction des délibérations, suivi dossiers), traitement des demandes de transports, de télésurveillance…
- Courriers et travaux divers

Activités et tâches secondaires du poste
- Assurer le remplacement de son binôme à l’accueil lors de ses absences (congés annuels, formation, maladie…)
- Urbanisme : enregistrement et suivi des demandes en lien avec le service instructeur de Grand Lieu Communauté.

Profils recherchés

SAVOIRS

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS

Techniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique des annuaires, d'Internet
Techniques de communication téléphonique
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (bureautique, rédaction, prise de notes…)
Techniques de recherche d'information
Techniques de gestion de planning

SAVOIRS GÉNÉRAUX
Organisation et organigramme de la collectivité,
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers

Savoir être :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Etre patient
- Etre discret
- Etre sérieux et efficace
- Sens du contact, de la diplomatie, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue