Agent chef

Le Crous Grenoble Alpes, établissement public administratif relevant du Ministère de l'enseignement supérieur et de la Recherche, agit au quotidien pour l'amélioration des conditions de vie des 100 000 étudiants de l'académie de Grenoble au travers de la gestion des aides directes (bourses sur critères sociaux, autres aides financières, accompagnement social), de l'hébergement et de la restauration étudiante, de l'action culturelle et l'appui aux initiatives étudiantes. Doté d'un budget de plus de 50 M€ (hors bourses sur critères sociaux), il compte 572 personnels, fonctionnaires et agents sous contrat de droit public, sur les cinq sites universitaires de Grenoble, Valence, Chambéry, le Bourget, Annecy.

Située sur le campus de St Martin d'Hères, l'unité de gestion Condillac comprend 8 résidences universitaires (hébergement des étudiants) pour une capacité de 1760 places : Condillac, Marie Reynoard, Joséphine Baker, Stefan Zweig, les Alpilles, La Halle Brun, Amandine, Carmagnole Liberté L'ensemble de l'unité de gestion est composé de 21 personnes réparties entre agents de services, agents de maintenance, agents d'accueil, agents d'accueil et de veille, secrétariat et direction. Le poste d'agent chef est un poste d'encadrant de proximité rattaché à l'équipe de direction composée de 3 personnes (le Directeur, le Responsable des Services Techniques et l'agent chef) Il/Elle assure la gestion administrative, humaine, matérielle et financière des sites. Il/Elle dispose d'une régie d'avances et de recettes. Il/Elle participe à l'optimisation de l'occupation et contribue à l'amélioration des conditions d'accueil des étudiants.

Les entretiens de recrutements sont programmés le 05 novembre après-midi

Sous la responsabilité du directeur de l'unité de gestion, vous contribuez à la gestion administrative, humaine, matérielle et financière de l'unité de gestion. Vous assurez l'animation et l'encadrement des 6 agents de service en charge du nettoyage et du maintien en état de propreté des locaux. Vous êtes l'interlocuteur RH de proximité, en assurant le relais des informations RH et en apportant une réponse de 1er niveau. Vous contribuez à la gestion des ressources financières et garantissez les ressources matérielles. Vous participez à la gestion locative de l'unité de gestion. Vous assurez l'intérim du directeur en son absence

Les activités principales sont les suivantes :
GARANTIR L'ENCADREMENT DES AGENTS DE SERVICE

• Encadrer les agents de service
• Organiser l'activité remplacement/mutualisation, contrôle qualité)
• Elaborer et suivre les plannings des accueils

GARANTIR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• En qualité de référent RH de proximité, assurer le relais entre la DRH et les personnels de l'unité de Gestion : constitution des demandes de contrats, transmission des éléments variables (congés payés, maladie, formations, avenants aux contrats...), déclaration des accidents de travail, remise des livrets d'accueil et autres documents prévention (ex. sécurité incendie)
• Suivre la formation des agents en lien avec le service Formation
• Superviser les entreprises prestataires de service, des intérimaires, contrats étudiants

GESTION FINANCIERE

• Etablir les devis et suivre les livraisons
• Editer les bons de commandes
• Réceptionner les bons de livraisons (+ constatation des services faits)
• Saisir les bases de données dédiées à la gestion
• S'assurer de la fluidité de la chaine de la facturation de la direction
• Participer au dialogue de gestion budgétaire

GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES :

• Suivre les marchés et procéder à leur actualisation
• Coordonner la remise en état des logements (nettoyage, maintenance)
• Réaliser les contrôles de conformité sur le terrain et le respect du cahier des charges des marchés de nettoyage
• Etre le référent administratif des prestataires, y compris technique
• Rechercher les produits spécifiques/Services (hors technique) et produit les devis
• Suivre les dossiers d'assurance, de contentieux, et gestion des véhicules de service,
• Gérer les stocks (droguerie, matériels et EPI, vêtements de travail)

GESTION LOCATIVE :

• Etre le responsable du bon suivi de la procédure de demande de logement (primo-arrivants et renouvellement) et du respect de son calendrier
• Signer les dossiers locatifs