Assistant/assistante de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint du patrimoine
Adjoint du patrimoine principal de 2ème classe
Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Direction du conservatoire et de l’Enseignement Artistique, qui regroupe le Conservatoire à Rayonnement Régional, l’École Municipale d’Arts Plastiques et l’Orchestre d’Harmonie.
Elle assure l’enseignement et la pratique de la musique, de la danse, du théâtre et des arts plastiques auprès de nombreux élèves et artistes du territoire.
Chaque jour, vous assurerez la gestion administrative du service, le traitement et la diffusion des informations, la rédaction de documents, ainsi que le suivi de dossiers liés aux ressources humaines et à la comptabilité.

Missions / conditions d'exercice

Vous assurerez la gestion administrative et organisationnelle de la Direction.
À ce titre :
- Vous gérerez l’agenda de la directrice en planifiant et en priorisant les rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Vous assurerez l’accueil physique, téléphonique et numérique en filtrant les demandes et en orientant les usagers, partenaires et interlocuteurs vers les services compétents ;
- Vous rédigerez et mettrez en forme divers documents administratifs tels que courriers, notes de service, comptes rendus et supports de présentation ;
- Vous assurerez l’enregistrement, le suivi et la ventilation du courrier sur le logiciel métier, tout en veillant au respect des délais de traitement et en effectuant les relances nécessaires auprès des services concernés ;
- Vous réaliserez le classement et l’archivage des documents sous format papier et numérique et participerez à la gestion des tickets restaurant ;
- Vous contribuerez à l’organisation des événements institutionnels et pédagogiques du Conservatoire (réunions, conseils pédagogiques, conseils d’établissement, invitations) et assurerez la préparation ainsi que la rédaction des comptes rendus ;
- Vous suivrez également les parapheurs papier et dématérialisés, contrôlerez les pièces soumises à la signature de la direction et veillerez à la bonne circulation des documents administratifs ;
- Au sein du service scolarité, vous participerez au recrutement et au suivi des jurys d’examens ainsi qu’à la gestion administrative des contrats liés aux masterclasses pédagogiques et artistiques ;
- Enfin, vous serez amené(e) à assurer ponctuellement la suppléance de la responsable des ressources humaines (gestion des congés, absences, heures supplémentaires et vacations) ainsi que de la comptable pour la rédaction et le suivi des bons de commande ;
- Vous proposerez également des solutions visant à améliorer l’organisation et le fonctionnement du service.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat ou gestion administrative ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques ;
- Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles ainsi qu’une bonne maîtrise de l’orthographe ;
- Vous savez gérer les priorités et respecter les procédures ;
- Vous faites preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion ;
- Vous avez le sens de l’accueil, du relationnel et du travail en équipe ;
- Vous savez analyser les demandes et orienter efficacement les interlocuteurs.