Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des Moyens Généraux, sous la responsabilité du responsable du service informatique (à environ 70% du temps) et du chargé de prévention (à environ 30%), l'assistant(e) administratif(ve) est une personne ressource, gérant les contrats, les bons de commandes et factures et pouvant répondre à un premier niveau d'interrogations.

Missions / conditions d'exercice

1. Traitement des bons de commande et des factures fournisseurs
1.1. Vérifier et contrôler la conformité des factures (cohérence avec les bons de commande, les marchés en vigueur et les engagements budgétaires)
1.2. Valider les factures dans le respect des procédures internes et des délais réglementaires de paiement
1.3. Signaler toute anomalie ou litige aux chefs de service et assurer le suivi de leur résolution
1.4. Contribuer au suivi des engagements et des dépenses des deux services

2. Gestion administrative des contrats fournisseurs
2.1. Rédiger les documents administratifs courants (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi…)
2.2. Assurer le circuit de validation des documents en lien avec les responsables concernés
2.3. Diffuser les documents validés aux destinataires internes et externes identifiés
2.4. Classer et archiver les documents dans le respect des règles en vigueur

3. Gestion de l'accueil téléphonique et des courriels pour le service informatique
3.1. Assurer l'accueil téléphonique du service : qualifier les demandes, apporter une première réponse ou orienter vers l'interlocuteur compétent
3.2. Gérer la boîte mail du service : réceptionner, trier et prioriser les messages entrants
3.3. Contribuer à l'amélioration continue de la qualité des réponses apportées, en termes de délai, de forme et de contenu

Missions occasionnelles
1. Gérer le stock de matériels informatiques
1.1. Alerter quand les stocks minimums sont atteints
1.2. Réceptionner et stocker les différents matériels
1.3. Assurer le suivi administratif des livraisons

2. Assurer un support bureautique de premier niveau pour les utilisateurs
2.1. Déverrouillage de comptes
2.2. Renseigner les utilisateurs sur les procédures informatiques en cours

Profils recherchés

Compétences :
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaître les bases du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses circuits de décision
• Avoir des notions de base sur les règles de la commande publique
• Rédaction de courriers et documents administratifs courants
• Utilisation de Civil net finances

Conditions de travail :
• Temps complet avec possibilité de RTT
• Télétravail possible
• Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire
• Avantages : contrat santé et prévoyance avec participation de l'employeur, tickets restaurant.