Assistant en gestion administrative et électorale (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du chef de service Élections, recensements et autres formalités, vous participez à la préparation, à l'instruction et au suivi des dossiers relevant des compétences du service.
Au sein d'une équipe de trois agents disposant d'un profil de poste homogène, vous contribuez à l'ensemble des activités du service selon une répartition des missions définie par le responsable et adaptée aux nécessités de fonctionnement

Missions / conditions d'exercice

Activités principales
Accueil et relation aux usagers
Vous assurez, en lien avec les autres agents du service :
* l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers ;
* l'information et l'accompagnement du public dans ses démarches administratives ;
* l'instruction et le suivi des dossiers d'attestation d'accueil, de regroupement familial, de médaille d'honneur du travail du secteur privé et de recensement citoyen ;
* la gestion et le traitement des demandes reçues sur la messagerie du service.
Gestion administrative
Vous participez, en fonction de l'organisation du service, à :
* l'assistance administrative du chef de service (courriers, comptes rendus, organisation de réunions, gestion des plannings) ;
* la préparation et au suivi budgétaire du service ;
* la gestion des commandes et des fournitures ;
* la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité ;
* la diffusion des informations auprès des partenaires, des services municipaux et du public ;
Gestion électorale
Vous contribuez à :
* la gestion et à la mise à jour de la liste électorale ;
* l'instruction et à la vérification des demandes d'inscription ou de radiation ;
* l'inscription d'office des jeunes majeurs et des personnes naturalisées ;
* la préparation des commissions de contrôle des listes électorales ;
* la préparation et à l'animation d'actions d'information ou de formation dans le domaine électoral.
Activités liées aux missions du service
Organisation des scrutins
En période électorale, vous participez, avec l'ensemble de l'équipe, à :
* la préparation administrative et matérielle des scrutins ;
* la gestion des procurations ;
* la constitution et au suivi des bureaux de vote ;
* le recensement et à l'affectation des personnels mobilisés pour les opérations électorales.
Organisation du recensement de la population
Vous contribuez :
* à la préparation des opérations de recensement ;
* à l'élaboration et au suivi des secteurs de collecte ;
* au recrutement et à l'accompagnement des agents recenseurs ;
* au suivi et au contrôle de la collecte.
Jurés d'assises
Vous participez à :
* la constitution de la liste préparatoire ;
* la préparation, à l'envoi et au suivi des courriers liés à cette procédure.

Profils recherchés

Compétences requises
Compétences techniques
* Bonne maîtrise des outils bureautiques.
* Connaissance des techniques d'accueil et de gestion de la relation aux usagers.
* Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
* Aptitude au suivi administratif et budgétaire.
Qualités attendues
* Sens du service public.
* Capacité d'adaptation et polyvalence.
* Réactivité et aptitude à gérer les priorités.
* Esprit d'équipe et sens de la coopération.
* Discrétion professionnelle.
* Qualités relationnelles et diplomatie.
Contraintes du poste
* Disponibilité renforcée lors des opérations électorales et des périodes de recensement.
* Participation aux activités du service selon les nécessités de fonctionnement et la répartition des missions au sein de l'équipe.