Adjoint Administratif / Secrétaire Médical (F/H) - CERCL - Pôle des Blessés de l'Encéphale

À propos de nous Le Centre Hospitalier Esquirol de Limoges est un établissement public de santé, centre de référence en santé mentale pour les départements de la Corrèze, de la Creuse et de Haute-Vienne. Vous rejoindrez un établissement dynamique, participatif, investi dans le développement durable. Dans nos équipes, plus de 1500 agents sont engagés au service des patients. Présentation du secteur d'activité : Consultations Service de Soins et de Réadaptation (SSR) Mode de fonctionnement : temps de travail sur la base de 38 heures 40 avec un forfait annuel de 28 jours de CA et de 17 jours RTT. Horaires journaliers : du lundi au mardi de 9h30 à 17h30 et du mercredi au vendredi de 8h30 à 16h30 - hors jours fériés Mission Missions générales

• Accueil physique et téléphonique : assurer l'interface entre le médecin, les familles et les patients, réorientation vers l'interlocuteur concerné si nécessaire.
• Vérification des informations administratives relatives au patient dans le respect des procédures et règles institutionnelles (identitovigilance...).
• Gestion et bonne tenue du dossier patient selon les règles en vigueur : création, préparation, classement, archivage des dossiers de consultations, et classement des courriers externes (courriers spécialisés, comptes-rendus médicaux, bilan sanguin...).
• Gestion du planning des médecins en s'adaptant aux différents contextes : planification des rendez-vous de consultation sur l'agenda (rendez-vous de suivi, primoconsultants, urgences...) et envoi des convocations, gestion des reports éventuels, accueil téléphonique, informations sur la prise en charge du Pôle, prise de messages des patients, des professionnels internes ou externes Transcription des courriers de consultation, demande d'examens, envoi des courriers.
• Gestion, traitement et coordination de programmation des rendez-vous de consultation, des différentes prises en charges (BNP, HDJ, EEG, IRM...).
• Saisie de l'activité PMSI.
• Information des équipes pluridisciplinaires.
• Participation aux différents groupes de travail.
• Gestion et dispatching du courrier.
• Gestion des demandes de reproduction des dossiers patients adressées à la CRUQPEC.
• Facturation des consultations externes

Profil Savoir-Faire

• Savoir rechercher et trouver l'information
• Prioriser les tâches
• Travailler en équipe avec les différents professionnels, les équipes pluridisciplinaires, les réseaux...
• Maintenir le contact avec les différents acteurs tout en identifiant les informations communicables dans le respect du secret professionnel (interne ou externe), la confidentialité
• Organiser des réunions de travail
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Savoir gérer les situations d'urgence et faire preuve de discernement

Savoir-Etre

• Avoir de la curiosité professionnelle
• Avoir de la rigueur
• Etre disponible et faire preuve d'adaptabilité
• Avoir le sens de l'anticipation et de l'initiative
• Etre capable de travailler en autonomie

Connaissances particulières requises ou à acquérir

• Connaître et représenter l'institution. Respecter les valeurs institutionnelles, le règlement, les procédures et les appliquer. Connaître les différentes Lois, Chartes...
• Connaître les différents intervenants et les missions de chacun.
• Maîtriser les règles de grammaire, orthographe.
• Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Cariatides, logon...).
• Acquérir le vocabulaire médical spécifique, et s'approprier les sigles utilisés.
• Savoir utiliser les outils de bureautique (fax, scanner, photocopieur...)
• Connaître la spécificité du public accueilli.

Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique (mutation ou détachement) et aux contractuels : CDD de 6 mois renouvelable évolutif vers un CDI. Merci de transmettre lettre de motivation + CV par mail