Une Assistante personnelle bilingue

Nous recherchons une Assistante Personnelle hautement organisée, proactive et discrète pour assurer un soutien quotidien complet. Dans ce rôle, vous serez le point de contact principal pour toutes les communications internes et externes. Vous gérerez un calendrier dynamique, orchestrerez la logistique de déplacements complexes et gérerez de manière fluide les tâches professionnelles ainsi que les courses liées au mode de vie. La candidate idéale est un penseur stratégique qui garde une longueur d'avance, respecte une confidentialité stricte et s'épanouit dans un environnement au rythme soutenu.

RESPONSABILITES CLES

Gestion du calendrier et de la communication

• Filtrage (Gatekeeping) : Filtrer les appels entrants, trier les e-mails et gérer la correspondance.

• Planification : Coordonner les réunions, les rendez-vous et les engagements personnels sur plusieurs fuseaux horaires.

• Gestion de la boîte de réception : Surveiller, prioriser et rédiger des réponses au nom du mandant.

Logistique et coordination des déplacements

• Conception d'itinéraires : Réserver les vols nationaux et internationaux, les hôtels et les transports terrestres.

• Suivi des détails : Créer des calendriers et des programmes de voyage complets, étape par étape.

• Documentation : Gérer les passeports, les visas et les documents relatifs aux frais de déplacement.

Soutien administratif

• Documentation : Rédiger des mémos, préparer des présentations et compiler des recherches détaillées.

• Logistique des réunions : Aménager les espaces de réunion, rédiger des comptes rendus précis et suivre les plans d'action.

• Tenue des registres : Établir et maintenir des systèmes d'archivage numériques et physiques